Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 48. 30 november 1946 - Klassificering och registrering av handlingar, av Bo Nettelbladt
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
30 november 1946
1247
Klassificering och registrering av handlingar
Civilingenjör Bo Nettelbladt, Stockholm
Ett företag, som startar, skapar i regel en
mycket enkel metod för handlingsarkiveringen.
För räkningar användes "tvåspikssystemet", en
spik för inkommande och en för utgående
räkningar. Övriga handlingar sättas in i pärmar
efter avsändare och adressat, Nilsson på N,
Olsson på O osv. Företaget växer. Pärmarna svälla.
Då ett papper skall framplockas blir
tidsförlusterna större och större. Minnet blir sämre och
sämre. Man glömmer adressaternas namn och
det enkla ordnings- eller klassificeringssystemet
måste kompletteras eller kastas bort. Ett nytt stöd
för minnet behövs. Skrivelserna kanske ordnas i
datumföljd eller löpnumreras, kortsystem
anskaffas. Man rationaliserar och flyttar om. Och så
utvecklas företaget än mer och
registreringsbekymren hopa sig. Man hinner aldrig fatt, tycker
man.
Redan på ett tidigt stadium för ett företag
avskiljer man mer eller mindre automatiskt vissa
typer av skrivelser från varandra. Räkningarna
äro ju viktiga såsom verifikationer. Ritningarna
ha format, som icke lämpa sig att placera in
bland andra papper. De erhålla löpnummer.
Rapporter och instruktioner samlas för sig. Juridiska
akter, såsom köpeavtal, bolagsprotokoll m.m.,
måste inlåsas. Blanketter och broschyrer av olika
slag tryckas. De måste finnas lättillgängliga.
Leverantörers kataloger strömma in. Bokhyllor
och skåp anskaffas. Kontorsutrymmena räcka ej
till. Man utvidgar, anställer mer och mer
personal, och avdelningar för olika arbetsrutiner
bildas. .Varje avdelningschef har sina synpunkter
på registreringsproblemet. Det blir omöjligt för
en man att få fram en handling. Det ordnas
t.o.m. konferenser enbart för att få fram
handlingar ur sina gömmor. Och företaget går vidare.
De dagliga rutinerna ta all tid i anspråk.
Rationaliseringar, som beordras eller utföras, äro sällan
så genomtänkta att registreringsbekymren
elimineras. De flesta företagsledare dra sig för de
relativt små utgifter, som vore erforderliga för att
analysera registreringsfrågan och åstadkomma
förbättringar. De glömma bort att företaget
dagligen gör förluster icke blott i tid utan kanske
ännu mer genom att för företagets utveckling
viktigt underlag blir så svåråtkomligt och oöver-
Föredrag i Svenska Teknologföreningen den 24 oktober 1946.
651.533
skådligt för de underordnade, att kanske goda
tillfällen — och vinster — gå företaget ur
händerna.
Kan man då ej bli vis av andras misslyckanden
eller är verkligen det egna företaget så egenartat,
att det ej hjälper med studier hos grannen, nota
bene om det förefaller, som om denne lyckats
bättre? Det måste ju anses självklart, att det
alltid lönar sig med studier och så givetvis även
inom detta gebit. Registreringsproblemets lösning
är först och främst klassificeringssystemet.
Eftersom t.o.m. den alfabetiska eller kronologiska
ordningen utgör klassificeringssystem, kan man
utgå ifrån att alla företag ha minst ett system.
Även löpnummersystem måste ju anses som
klassificeringssystem. Dessa tre systemtyper böra
dock förslagsvis benämnas enkla ordningssystem.
Så länge ett företag har måttlig omfattning går
det givetvis relativt bra att klara sig med dessa
systemtyper. Men den alfabetiska typen och
löp-nummersystemtypen brukar ofta utvecklas till
verkliga klassificeringssystem.
Den alfabetiska ordningen användes av de flesta
företag för korrespondensen, t.ex. offerter,
order-erkännanden m.m., och det torde man aldrig
komma ifrån. Om ett företag säljer en eller ett
fåtal produkter blir ju kundens namn en väsentlig
egenskap för de olika skrivelserna, som
därigenom med rätta kunna ordnas efter alfabetisk
ordning. Då emellertid denna indelningsgrund
ofta blir svåröverskådlig, tillgripes en
huvudindelning efter geografisk synpunkt. Man skiljer på
Anderssöner i Småland och Anderssöner i
Norrland. Detta förfaringssätt, som faktiskt är ett nytt
klassificeringssystem, är dock icke alltid lämpligt.
Det spelar väl ingen roll för ordergivningen eller
över huvud taget för företaget, var kunderna bo,
såvida icke fraktskillnaderna och leveranssätten
äro av avgörande betydelse eller om
försäljningen är ordnad i distrikt, lämpliga för
kundindelning. Om kundernas antal är stort torde en
indelning efter kundtyp vara befogad. Såsom
kundtyper kunna bl.a. betraktas enskilda personer,
grossister, detaljister, statliga myndigheter m.m.
Om däremot ett större antal olika produkter
säljes — och framför allt då det är fråga om
större och mer komplicerade enheter — bör
korrespondensen åtminstone på något sätt, t.ex.
genom registerkort, samlas efter varan eller varu-
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
