Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 48. 30 november 1946 - Klassificering och registrering av handlingar, av Bo Nettelbladt
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
1248
TEKNISK TIDSKRIFT
gruppen. I större företag sker detta ibland
automatiskt, eftersom olika avdelningar försälja olika
varor. För företag av en viss storlek och med
mångsidig tillverkning erfordras tydligen en
indelning av kunder och en indelning av varor.
Nya klassificeringssystem införas.
Löpnummersystemstypen brukar i regel först
användas för fakturor och ritningar samt för
försäljningskatalogerna. Vad fakturorna beträffar
är nog detta system utmärkt. För ritningar och
försäljningskataloger däremot visar det sig rätt
snart opraktiskt. Först gör man en ritning över
en skruv. Denna erhåller nr 1. Sedan ritar man
en låda. Det blir nr 2. Sedan ritar man ännu en
skruv. Det blir nr 3 osv. Då man fortsatt med
denna metod några år finner man det nödvändigt
att anskaffa kortsystem som hjälpmedel. Man
lägger om ritningsnummerserien, indelar
ritningarna efter format, anskaffar fler kortsystem och
anställer personal för registreringen och tycker
att man löst problemen. Men om man jämför
denna metod med andra företags, finner man
snart att den egna metoden ställer sig
ekonomiskt ogynnsammare. Även här finner man det
så småningom nödvändigt med en indelning efter
sak, nämligen efter de avbildade föremålen:
alltså ett nytt klassificeringssystem. I regel tillgår
klassificeringen så, att man indelar ritningarna
i varugrupper och numrerar dessa med två- eller
treställiga tal. Sedan låser man fast antalet siffror
till t.ex. fem och lämnar vakanser här och var i
systemet. En varning är här på sin plats. Var ej
för snål med antalet siffror. Det hämnar sig
snart. Det finns konstruktionskontor, som får
byta nummerserier ständigt. Vakansmetoden bör
icke tillgripas förrän man gjort en ordentlig
kartläggning över alla egna produkter jämte delar.
Så kan man fortsätta från den ena avdelningen
till den andra i det växande företaget och överallt
hitta relikter till klassificeringssystem.
Avdelningarna tala olika språk. Dubbelarbete försiggår, och
trots alla företagets system finner man hos alla
tjänstemän skrivbord och hyllor fulla av
handlingar, som liksom äro hjälplösa. Var och en
ordnar så gott han kan, och alla ordna olika. Det
behövs tydligen ett botemedel. Detta är ett
omfattande klassificeringssystem, med vars hjälp
handlingar av alla slag kunna saknumreras. Ha
försök gjorts i denna riktning tidigare? Ja, och i
så stor utsträckning att man kan tala om en
veritabel djungel av försök. Man kan även säga att
åtskilliga försök krönts med framgång både i
utlandet och här hemma.
Vissa system ha t.o.m. fått internationell
karaktär, t.ex. det universella
decimalklassifikations-systemet UDK, som huvudsakligen användes ur
bibliotekssynpunkt i de flesta av världens länder
(Tekn. T. 1944 h. 39). Många industrier ha
undersökt möjligheten av att använda UDK för internt
registreringsbruk men funnit det omöjligt av
många skäl. Billeruds AB har dock genom ett
speciellt urval kunnat anknyta till detta system. Att
UDK är så svårt att använda sig av, beror först och
främst på att detta system endast uppfyller ett
krav av de tre, som man måste uppställa för ett
företags registreringssystem, nämligen kravet på
rymlighet inom varje önskat ämnesområde, kravet
på entydighet och kravet på enkelhet. UDK
uppfyller kravet på rymlighet men icke på entydighet
och enkelhet. En viss företeelse kan nämligen i
UDK uppträda på många ställen med olika
nummer. Ett företags klassificeringssystem för
registreringsändamål bör vara så uppbyggt, att det
kan användas både för inventering och
identifiering, och framför allt bör det vara så enkelt
uppbyggt, att specialpersonal för enbart
registreringen ej behöver anställas. Trots alla UDK:s
nackdelar förefaller det som om för närvarande
inget annat system kan ifrågakomma för
biblioteken både inom och utom företagen.
Åtskilliga företag har egna klassificeringssystem,
av vilka några äro rätt omfattande. Dessa system
kunna uppdelas i två grupper, nämligen sådana
som utgöra en översiktlig klassindelning av
ämnesområden utan anspråk på möjligheter till en
exakt entydig kodifiering av det enskilda
klassi-fikationsobjektet och sådana som avse en exakt
entydig nummersättning av detta. Den första
typen är avsedd för tidskriftsuppsatser och
forskningsunderlag och den senare i regel för
rutinbe-tonade handlingar.
Det industrisystem, som troligen är mest känt
och som har ett 25-tal år på nacken, är Aseas
decimalsystem (Affärsekonomi 1937 h. 10; Tekn. T.
1944 h. 39). I det senare häftet beskrives även
L M Ericssons ABG-system och SKF:s
decimalsystem. Övriga system äro Atlas Diesels, SAAB:s,
Stockholms Bryggeriers, Svenska Fläktfabrikens,
Lumas, Separators, Bolidens, Sockerbolagets,
Bofors, för att nämna ett fåtal.
Vid en genomgång av alla dessa industrisystem,
både svenska och utländska, samt alla de system,
som utarbetats av myndigheter,
branschsammanslutningar och enskilda personer, kan man snart
konstatera, att vissa regler och principer äro mer
eller mindre genomgående i alla system. Vissa
system använda siffror, andra bokstäver.
Fördelarna med siffror äro bl.a. att de alla äro
olikljudande och mer internationella än några andra
symboler. Fördelarna med bokstäver är att de äro
flera än antalet siffror. Det är nämligen ofta
behövligt att underindela en klassifikationsgrupp i
fler än 10 och mindre än 20 undergrupper. Om
siffror användas erfordras då tvåsiffriga
beteckningar, under det att man med bokstäver klarar
sig med ett tecken. Av vissa skäl kan man icke
använda sig av alla bokstäver utan i regel
användas endast ca 23, varav ett flertal dock äro så
likljudande (exempelvis B, G. P, V) att de vid
t.ex. telefonmeddelanden ofta förväxlas.
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
