Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 48. 30 november 1946 - Klassificering och registrering av handlingar, av Bo Nettelbladt
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
1250
TEKNISK TIDSKRIFT
ej tilltalande, och det förefaller om om systemet
tillkommit under stor brådska. Det amerikanska
systemet verkar icke så genomtänkt på många
punkter och blir svårt att använda, eftersom det
i regel underindelats med alfabetisk ordning, som
gör systemet svåröverskådligt. Vissa indelningar
passa ej i Sverige — t.ex. indelningen av trä i
"domestic" och "foreign". Dessutom är detta
amerikanska "Standard Commodity
Classifica-tion" ej det enda, som under kriget slutförts eller
kompletterats i Amerika. Åtskilliga andra system
användas nämligen av statliga myndigheter och
industrier.
Själv är jag sysselsatt med att utforma ett
system av den renodlade typen. PAM-systemet
(Tekn. T. 1945 h. 5). P betyder ett system
omfattande personer, yrken, organisationer och
myndigheter. A ett system för arbeten, processer
och verksamheter. M ett system för material,
materiel och anläggningar. Allt kan givetvis ej
inrangeras under dessa tre system, därför finnes
ett hjälpsystem, benämnt X, avsett för sådana
begrepp som mått och vikt. symboler,
egenskaper m.m.
Att denna indelning i tre huvudsystem är
motiverad framgår bl.a. av det förhållandet att alla
tre systemtyperna faktiskt användas vart och ett
för sig inom nästan samtliga industrier.
P-system-tvpen användes såsom kund- och
leverantörregister. En allmän indelning av företagets olika
avdelningar och sektioner tillhör också P-systemet.
Ständigt återkommande statistikuppgifter
nödvändiggör en kartläggning över yrken och
yrkesgrupper. Även denna är en del av P-systemet, som
också bör omfatta översikter av svenska
industri-organisationer samt arbetsgivare- och
arbetare-organisationer. A-systemtypen får sin betydelse
bl.a. vid upprättande av tekniskt underlag. Olika
tillverknings- och kontrollrutiner (exempelvis
svetsning, partiell provtagning m.m.) erhålla
entydiga beteckningar enligt detta system.
M-system-typen har redan använts inom samtliga
industrier i någon form.
Alla tre systemtyperna böra vara lämpade för
registrering, var och en för sig. Ibland
förekommer det t.o.m. avdelningar, som för en handling
vilja använda två nummer, både ett P- och ett
M-nummer eller ett A- och ett M-nummer.
Förutom den betydelse PAM-systemet torde kunna
få för registreringsändamål vinnas andra
fördelar. Man erhåller allmänna översikter och
därigenom kommer systemet att få betydelse som
undervisningshjälpmedel och som grundval för
åtskilliga arbeten. Om ett mellanindustriellt
system någon gång blir verklighet, kommer det
troligen att bli av typen PAM.
Meningen är att genom detta erhålla en allmän
kartläggning av i första hand de företeelser, som
kunna göras till föremål för standardisering. Det
gäller att sammanföra likartade objekt till grup-
per på ett sådant sätt, att först och främst de
viktigaste enheterna inom hela den svenska
produktionen kunna ses i sitt stora sammanhang.
Ett sådant stort system kan givetvis inget enskilt
företag åstadkomma. Det är därför arbetet
utföres i de svenska standardiseringsorganens regi
med välvillig hjälp av olika industrier och statliga
myndigheter.
Ett företag med stora registreringsbekymmer
frågar sig om något av ovannämnda system helt
och hållet kan användas i nu befintligt skick.
Svaret är nej. Det är klart att för Asea de
elektriska maskinerna dominera systemet, att SKF:s
lagringsteknik är speciell, att Bryggeriernas malt
och öl är av mindre intresse för andra industrier
osv. Varje industri måste nog plocka än här och
än där och framför allt tänka på typen av
handlingar och antalet skrivelser per dag och
därigenom diskutera fram ett system genom analys.
Jag använder ordet diskutera, eftersom varje
företagssystem icke kan skapas av endast en
person. Samtliga avdelningar måste få tänka
igenom problemet. De personer, som anförtros
sådana uppgifter, böra först och främst grundligt
sätta sig in i de rent klassifikationstekniska
detaljerna.
Genom större enhetlighet i klassificeringen
vinnas fördelar, som kunna sammanfattas i
följande huvudpunkter:
samarbetet mellan företagets olika funktioner
underlättas genom att man överallt så att säga
talar samma språk. Detta möjliggör också en
effektivare kontroll;
företagsledningen får lättare att ställa olika
rapporter och statistiska uppgifter i riktig relation
till varandra;
utbildningen av personalen förenklas genom att
klarare översiktsmöjligheter skapas genom
klassificeringen. Möjligheterna till omplacering av
personal utan särskild omskolning utökas
därigenom i avsevärd grad;
klassificeringen utgör ett engångsarbete, som är
av stort värde för ofta återkommande arbeten,
t.ex. redigering av kataloger, sammanställning av
statistik m.m.
Iögonenfallande är ofta företagens brist på
förståelse av kassationshandlingar. Det är icke
alla handlingar som böra arkiveras för all
framtid. Mycket av det man kallar
korrespondensen har föga aktualitetsvärde och bör snarast
kasseras. Ur korrespondensen böra vissa uppgifter
helst kontinuerligt nedskrivas på kort eller andra
hjälpmedel, så att ett bekvämt arkiv erhålles.
Detta utgör då både tekniskt och kommersiellt
underlag för framtida bruk. Korrespondensen kan
då brännas. Givetvis går det ej att generalisera
detta, men man blir icke glad, när man ser
industriarkiv med hylla upp och hylla ned i dyrbara
byggnader, som samla mängder av inaktuella
handlingar. Ungefär samma synpunkter kan man
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
