Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 48. 30 november 1946 - Principer för rationalisering av kontorsarbete, av Gösta Dahlberg
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
30 november 1946
1255
flytande arbetsförloppet, som vi känna till från
industrin. Jag menar härmed inte, att arbetet
skall flyta fram efter något slags "löpande band"
som i vissa tillverkningar. Man skall sträva efter
att arbetet — åtminstone de huvudsakliga
arbetsrutinerna inom kontoret — så vitt möjligt skall
flyta fram genom kontoret i rätt riktning från rum
till rum och inom rummen från bord till bord. Då
får man ordning i arbetshändelserna,
transportarbetet minskas och arbetsmaterialets bearbetning
äger rum snabbare än om det skall förflyttas än
hit än dit. Man skall således placera de
avdelningar och personer, som ha de flesta kontakterna
med varandra, så nära varandra som möjligt.
Ett viktigt led i en god arbetsplanering är att
söka ordna så, att arbetstillförseln blir så jämn
som möjligt. Detta är inte alltid så lätt. Många
gånger beror ju arbetstillförseln på kunder,
trafik m.m. som man ej kan råda över. Mycket
vanligt är att man håller sig med så stor personal att
man alltid skall kunna klara toppbelastningarna
utan besvär, men då har man svårt att finna full
sysselsättning åt personalen under mellantiderna.
Det är ett svårt problem att alltid ha lagom
personal, men om man studerar arbetsvariationerna
systematiskt, så kan man dock finna vissa
möjligheter till en bättre anpassning av personalen
efter arbetsmängden.
Mycket vanligt är exempelvis att en del av
personalen inte har full sysselsättning på
förmiddagen, därför att den måste vänta på postens
hämtning, öppning, diarieföring och distribuering.
Låter man företa dessa åtgärder av en eller ett
par tjänstemän före den egentliga arbetstidens
början, så kan posten ligga klar på
vederbörandes bord för behandling, då han börjar för dagen.
Skrivavdelningar kunna ofta ha mindre att göra
på förmiddagen, medan de vänta på att
korrespondensen utarbetas, men få jäktigt under
eftermiddagspasset. I sådana fall kunna avdelningar
hjälpa varandra, så att en utjämning sker. Om
regelbunden ökning av arbetsvolymen
konstaterats under vissa timmar av dagen, kan det
kanske vara lämpligt med halvtidspersonal (gifta,
pensionärer o.d.). Månads- och säsongtoppar
kunna kanske utjämnas genom att förarbeten
vidtas under lugna perioder.
För att kunna åstadkomma en god
arbetsplanering är det givetvis av vikt, att man vet vad man
normalt kan fordra för prestationer av
personalen. För vissa arbeten, t.ex. tankekrävande
utredningar m.m., är det givetvis svårt att i
vanlig mening mäta prestationer, men för vissa
rutinarbeten, t.ex. ensartade noteringar i böcker
och kortsystem, räknearbeten, maskinskrivning,
hålkortsstansning m.m., kan man genom
arbetsstudier få fram ganska rättvisande
mätnings-resultat, resultat som i vissa fall även beträffande
kontorsarbeten kunnat läggas till grund för
ackords- eller premiesystem. Dylika tillämpas på
vissa håll t.ex. i postsparbanken,
riksförsäkringsanstalten och statistiska centralbyrån, och det har
sagts mig, att personalen där gärna vill ha denna
sporre i det eljest enformiga arbete, för vilket
dessa system tillämpas.
Arbetsstudier på kontor
Arbetsstudier kunna förekomma icke blott i
fråga om enklare rutinarbeten utan även
beträffande mera kvalificerade arbetsuppgifter. De ha
sin givna betydelse, då man vill ha en objektiv
närmare analys av vederbörandes arbetsdag, för
att få klarhet i dennas fördelning på olika
arbets-slag, mer eller mindre krävande, så att man kan
få underlag för en lämpligare arbetsfördelning. I
andra fall vill man ha jämförelser mellan olika
arbetsmetoder, mellan olika slag av
arbetshjälpmedel såsom blanketter, maskiner osv. Vidare
vill man kanske konstatera förekommande
spill-tider för att kunna vidta åtgärder för eliminering
av onödiga sådana.
Som en exemplifiering på arbetsområden, där
arbetsstudier satts in, må nämnas
tulltaxeringsarbetet och redovisningsväsendet i
tullverket;
postanvisningsrevisionen i poststyrelsen, där
gransknings- och sorteringsarbeten studerats;
olika slag av kontrollarbeten, journalsföring,
fraktfördelnings- och statistikarbeten m.m. inom
SJ;
pensionsavgiftsbokföringen i pensionsstyrelsen;
maskinskrivningsarbetet i flera verk;
jämförelse mellan olika slag av
bokförings-maskiner, räknemaskiner, statistikmaskiner,
adressmaskiner, registreringssystem och
blanketter på flera håll; samt
kontroll av maskinella hjälpmedels
utnyttning (t.ex. hålkortsmaskiner).
Här må lämnas en kort redogörelse för hur en
ar-betsstudie på maskinskrivningsarbete kan utföras.
Personalen på en maskinskrivningsavdelning
är vanligen icke sysselsatt uteslutande med
maskinskrivning utan har att uppta stenogram,
kollationera utskrifter m.m. För att konstatera i vad
mån så är fallet, kan man infordra
arbetsrapporter under viss tid, t.ex. 14 dagar, från all den
personal inom företaget, som sysslar med
maskinskrivning. Genom dessa rapporter får man
klarhet i hur mycken tid, som åtgår för
maskinskrivningsarbetet. Härigenom erhåller man i
första hand underlag för bedömande, om det
lönar sig att centralisera
maskinskrivningsarbetet och överflytta de andra göromålen till
särskild personal.
Under tiden för rapporternas avgivande får
personalen jämväl avlämna en extra kopia av varje
skrivelse m.m., som utskrivits. Vid ensartade
skrivelser (t.ex. blankettskrivelser) är en kopia
tillräcklig, varjämte antalet per dag anges.
Kopiorna grupperas i klasser av samma svårig-
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
