Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 45. 9 december 1952 - Hur skall vi göra administrationen effektivare? av Bo Casten Carlberg
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
25 november 1952
den administrativa 4
ANALYSENS element
1043
Måste tiden begränsas, är det särskilt viktigt att
man redan från början har väl klargjort vad
utredningen skall inriktas på. Man kan
undantagslöst ställa upp som mål att resultaten skall
läggas fram i sådan form att de verkligen kan
förstås, godtas och tillämpas av var och en. För att
utredningen planmässigt skall kunna föras fram
mot de avsedda målen är det slutligen viktigt, att
man under hela tiden har dem i sikte under
utredningens gång.
Den administrativa analysen — liksom varje
annat arbete — består av förbereda, göra och
avsluta, fig. 4.
Under förbereda-perioden till en systematisk
analys är det nödvändigt att klargöra vilka som
kommer att beröras av utredningen. Vilka är
huvudrutinerna i kontorsarbetet? Vilka viktiga
kontorshjälpmedel finns redan som kan påverka
en lösning? Vilka är personligheterna, icke minst
med tanke på hur de kan tänkas påverka det
kommande analysarbetet? En
organisationsgenomgång är alltid en känslig period, och
motstånd mot förändringar av de befintliga
förhållandena är en för alla naturlig reaktion. En
grundregel under förberedelseperioden är att alla
berörda ordentligt orienteras före igångsättningen.
Göra-delen utgöres av den egentliga
organisationsgenomgången. Den består av en detaljerad
kartläggning av nuvarande arbetsmetoder.
Under den följande analysen av varje ingående
delarbete kan frågan "varför?", förutsättningslöst
ställd, göra underverk. Sist kommer förslagets
uppbyggnad. Detta arbete kan då grundas på en
detaljerad studie av tidigare erfarenheter och en
systematisk analys därav. Särskilt viktig vid
utredningen är att nuvarande arbetsmetoder
verkligen studeras noga. Många mindre erfarna
utredningsmän har stupat på att de har utgått från
att deras arbete blott har varit att införa en ny me-
tod med hjälp av egna erfarenheter, och kanske
erfarenheter från andra håll. De har därigenom
stött de gamla medarbetarna och inte ordentligt
fått del av deras erfarenheter. Därmed har
grunden blivit dålig för det nya förslaget, som därför
ofta har hamnat i skrivbordslådan, varefter allt
förblivit vid det gamla.
I avsluta-delen ingår hela genomförandearbetet.
Viktigt är här att förbereda genomförandet redan
från analysens första dag. Det är först med ett
riktigt genomförande som en utredning får sitt
värde. Medel som underlättar ett riktigt
genomförande av en administrativ utredning är att
förslagen läggs fram i form av en
organisationshandbok, ty därigenom kan den föreslagna
organisationens arbete förstås av var och en. Vidare har
man stor nytta av orienterande konferenser, där
de ansvariga cheferna går igenom med sin
personal hur den nya organisationen tänkes arbeta.
Träningen i de nya metoderna behöver också
tänkas genom i detalj. Man blir ofta förbluffad
av att finna vilka resultat en riktig träning
kan ge.
Efterkontrollen av att den nya metoden rätt
genomförts och att alla rester av den gamla
metoden utrensats är vital för resultatet, och där
brister det ofta mycket. Här ligger en viktig
uppgift för den centrala företagsledningen, liksom
för varje av ett arbete berörd avdelningschef.
Den administrativa analysens element
De tre grundelementen i den administrativa
utredningen är arbetsfördelning, arbetsmetoder och
personligheter.
Med hjälp av organisationsplanen och
fördelningstablån kan man kartlägga
arbetsfördelningen, få klara gränsområden och i detalj klarlägga
ansvaret för varje uppgift, fig. 5. En viktig
administrativ synpunkt att då ta hänsyn till är
5 FÖRBÄTTRA
ARBETSFÖRPELNIN6EN
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
