Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 47. 23 december 1952 - Rationaliseringsundersökningar åt företagsledningen, av Runo Lindblad
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
1092
intervjun, intervjua, undersöka arbetsplatsen och
verifiera uppgifterna.
Innan intervjun företas, skall man så långt soin
är möjligt ha orienterat sig på skriftliga
handlingar om layout, organisation och
arbetsmetoder. Eventuella frågor, som man med anledning
därav senare vill göra, bör antecknas som stöd
för minnet. Man skall även i förväg orientera
personalen om syftet med undersökningen, hur man
tänker gå tillväga, och om betydelsen av att man
vid intervjuerna får reda på alla fakta rörande
problemet. Till förberedelsen för intervjuerna
hör även att man försäkrar sig oin rätt att ta
direkt kontakt med de personer som kan behöva
tillfrågas.
Några allmänna regler för den ordning i vilken
man vid intervjuerna skall samla ihop
uppgifterna går knappast att ställa upp. Från fall till fall
får man avgöra om man konsekvent skall följa
ett visst arbete, som leder till olika personer och
olika avdelningar, eller samla alla uppgifter man
kan få på ett ställe, oavsett deras inbördes
samband, och sedan pussla ihop bitarna. Man kan
också ställas inför valet mellan att intervjua alla
som sysslar med en viss sak eller endast några
utvalda personer.
Intervjuerna bör kompletteras med att man
studerar förhållandena på arbetsplatsen. Man kan
exempelvis be att få eller åtminstone få se
oavslutade och avslutade arbeten samt använda
blanketter, inofficiella anteckningar,
kontrollmetoder, officiella och inofficiella rapporter av
olika slag och registratur. De inofficiella
anteckningarna som personalen många gånger inför
som komplement till de officiella blanketterna
kan ge värdefulla anvisningar om var
organisationen är bristfällig. Kontrollmetoderna måste
studeras, eftersom arbetskontrollen är en
väsentlig detalj. Dessutom kan man därigenom erhålla
goda upplysningar om arbetsmängd och
arbetsprocessens förlopp. Rapporterna är av olika slag.
Förutom officiella rapporter, som passerar upp
genom organisationen, brukar det finnas
officiella och inofficiella lokala rapporter. Man har
nu tillfälle att studera hur rapporterna uppgörs i
detalj och undersöka varifrån ingående uppgifter
hämtas.
Soin komplettering till insamlade blanketter
o.d. samt för att bevara de uppgifter, som
erhållits under intervjuerna, för man givetvis
anteckningar. Man skall därvid söka få fram alla
"vem", "vad", "var", "när", "hur" och "varför"
om saken på enklaste sätt. En del organisatörer
går så långt att de begär att uppgiftlämnaren
skall vidimera anteckningarna eller av honom
senare utarbetade scheman och
sammanställningar.
Den i det föregående beskrivna tekniken
innebär att organisatören genom intervjuer och
undersökningar på platsen själv insamlar erforder-
liga uppgifter. En annan metod är att utsända
frågeformulär som skall ifyllas av personalen,
dvs. begära att få arbetsredogörelser. Dessa ger
emellertid i allmänhet icke tillräckligt
uttömmande svar på vad man vill veta utan bör, i de
fall de används, kompletteras med intervjuer
och undersökningar på platsen. Under den
förberedande studien, då det gäller att få en
överblick över situationen, exempelvis få reda på
vilka arbeten som utförs av en tjänsteman och i
vilken utsträckning var och en av dessa
ungefärligen tar hans tid i anspråk, har dock
frågeformulären visat sig vara till stor nytta.
Ordnande av de insamlade uppgifterna
Efter insamlandet har man uppgifterna dels
strödda på anteckningsblad, erhållna blanketter
o.d., dels i viss utsträckning i huvudet. Det gäller
nu att ordna dem på sådant vis att man lätt kan
analysera problemet. Bäst sker detta om
uppgifterna åskådliggörs i grafisk form på lämpligt
sätt. Samma framställningsmetod bör användas
då man senare efter analysen skall visa den
föreslagna organisationen eller arbetsmetoden, ty
därigenom kan de beslutande tjänstemännen lätt
göra jämförelser mellan befintlig och föreslagen
organisation eller arbetsmetod.
Analys av problemet
Med insamlandet av uppgifterna har
organisatören kommit ett gott stycke på vägen mot en
analys av ifrågavarande organisation eller
arbetsmetoder. Det gäller nu närmast att genom
ytterligare analyser få idéer till förbättringsförslag
och sedan få förslagen godkända och
genomförda. Här skall endast betonas, att organisatören
bör följa upp och som konsulterande delta i
genomförandet av förslagen, eftersom han är den
person som bäst känner till alla detaljer och
skälen för och emot tänkbara alternativ.
Uppf öl j ningsarbetet
Sedan de föreslagna åtgärderna genomförts,
prövats och anpassats en tid samt till sist blivit
definitivt accepterade och godkända, är det
huvudsakligen ledningens uppgift att sköta om
uppföljningen. Härför kan den använda sig av
periodiska statistiska rapporter eller
arbetsrapporter, inspektioner, förfrågningar,
kostnadsutredningar eller undersökningar av den art som
beskrivits i det föregående.
Arbetsrapporten är ett hjälpmedel av detta slag
som synes få ökad användning i USA och därför
bör framhållas. Den visar hur effektivt
organisationen arbetar under förefintliga direktiv, dvs. i
detta fall hur vidtagna rationaliseringsåtgärder
fungerar, och är därför till sin karaktär lika
an-syningsrapporter och kostnadsrapporter, som ju
även talar om vilka resultat som uppnås av en
given organisation. Arbetsrapporterna åsyftar
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
