Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - 1960, H. 45 - Föredragningsteknik, av Bo Estberger
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
Föredragningsteknik
Kommunikationssätten inom företagen
förbättras efter hand som nya administrativa
hjälpmedel tas i bruk. Allt vanligare blir därvid
föredragningen, som en väg att snabbt få fram
rapporter uppåt inom företaget. Liksom alla
hjälpmedel kräver föredragningen sin teknik
för att bli effektiv.
När sker föredragningen?
Orsaken till en föredragning kan vara att en
chef begär en upplysning av en medarbetare
eller att en underställd önskar redovisa ett
ärende eller en idé för sin närmaste chef.
Föredragningen är till sin natur muntlig,
därigenom fordras att minst två personer samtidigt
har tid till förfogande för ett visst ärende. Detta
ställer i allmänhet en del anspråk på ärendet:
mindre betydelsefulla ärenden hänskjuts
naturligtvis i första hand till avgörande på den
lägre nivån — delegering1. En viss kategori
ärenden beslutes i princip av den lägre
befattningshavaren som sedan delger chefen beslutet
för formellt godkännande. Detta kan ha formen
av ett utskrivet svarsbrev etc., som skrivs
under av chefen.
Föredragningen kommer därför till
användning som kommunikationsmedel i ärenden av
viss minimibetydelse. Till tiden sammanfaller
den alltid med att beredningen av ett ärende
avslutas.
Var sker föredragningen?
Inom statsförvaltningen2 är föredragningen
vanlig men som kommuniceringsmetod inom
företagen är den nyligen erkänd som ett
självständigt begrepp. Uttrycket "föredragning"
inom statsförvaltningen täcker två olika
tillvägagångssätt: dels den muntliga handläggningen,
dels det antydda förfarandet som innebär, att
den beredande tjänstemannen för chefens
granskning och godkännande lämnar ett
färdigskrivet förslag till beslut (eller order). Den
senare metoden förekommer ymnigt i
statsförvaltningen, men tycks vara ganska ovanlig i de
enskilda företagen.
Bergsingenjör Bo Estberger, Finspång
65.012.425
Inom företaget äger föredragning rum på alla
nivåer. Verkmästaren eller förmannen behöver
föredra ett personalärende för driftingenjören,
avdelningschefen redogör för
produktionschefen hur produktionen fördelat sig under
senaste redovisningsperioden, tekniske
direktören redovisar för styrelsen olika tänkbara
tekniska alternativ i anledning av en aktuell
investering, redovisningskonsulten inom
företaget föredrar ett ärende för verkschefen om
senaste kostnadsrapporten etc. Dessa exempel
visar även, att föredragningen inte alltid går
strikta tjänstevägar.
Hur sker föredragningen?
Sedan beredningsarbetet avslutats skall
föredragningen ske för att ge högre chef underlag
för att fatta ett beslut i en fråga. Sedd ur den
synpunkten och med vetskap om, att det är
besluten som driver företagen framåt är
föredragningen en betydelsefull procedur.
Föredragningen måste följa liknande principer som
gäller för rapportering och ordergivning3 samt
ansluta sig till den allmänna
organisationspolitiken för företaget eller förvaltningen sådan
den framgår av det aktuella, eventuellt
skriftliga, organisationsschemat4.
Det är vanligt inom statsförvaltningen, att den
som berett ett ärende också föredrar det ända
upp till högsta instans med förslag till det
beslut som skall fattas. Detta gäller även om den
beslutande icke är närmaste chef utan befinner
sig högre upp på rangskalan. Inom de enskilda
företagen är det fortfarande vanligt med
dubbel föredragning, dvs. chefen mottar bara
föredragning av sina närmaste medarbetare. Trots
att antalet föredragande hos en och samma
chef blir större vid det förra arbetssättet torde
detta vara att föredraga. Den beredande
medarbetarens sakkunskap kan då bäst utnyttjas
och vederbörande känner sig bättre till freds
med att få se sitt arbete omedelbart resultera
i ett formellt beslut.
Föredragningstekniken inom företagen blir i
hög grad beroende på den allmänna
administrativa miljön som med några motsatsbegrepp
1251 TEKNISK TIDSKRIFT 19(50 H. 46
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
