Full resolution (TIFF) - On this page / på denna sida - Kontorsarbetets organisation.
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has been proofread at least once.
(diff)
(history)
Denna sida har korrekturlästs minst en gång.
(skillnad)
(historik)
Inom arkivet skola förvaras såväl till kontoret inkomna
skriftliga handlingar och trycksaker som ock kopior av från kontoret
utgångna meddelanden. Likaledes skola där förvaras inom
kontoret utarbetade utredningar, sammanställningar och
promemorior, som kunna anses behövliga för framtiden.
Vid behov skall ur arkivet snabbt kunna ställas till
vederbörandes förfogande erforderligt material, och arkivet bör i
första hand vara ordnat med hänsyn härtill.
Är företaget litet, kunna ej några väsentliga kostnader
läggas på arkivets vård, och något invecklat arkivsystem är ej
heller då av nöden, enär handlingarnas antal i regel ej är större,
än att mycket primitiva metoder kunna användas. Helt
annorlunda ställa sig förhållandena vid stora företag, där i många
fall ett mycket komplicerat registreringssystem måste användas,
för att icke oreda skall uppkomma.
Registraturen tjänar vid stora företag icke blott till att
registrera inom arkivet förvarat material utan jämväl till att
kontrollera handlingarnas gång under arbetet inom kontoret, innan
desamma överlämnats till arkivet. I registraturen antecknas
sålunda ett brevmeddelande, då detsamma inkommer till
kontoret, ävensom då det besvarats. Härigenom har registraturen
möjlighet att förvissa sig om, att behandlingen av ett ärende
icke förlänges allt för mycket, eller att detsamma alldeles
bortglömmes. Genom rapporter från registraturen, s. k. restlistor,
har den högsta ledningen ett ypperligt medel att övervaka
kontorets funktion.
Oberoende av de anteckningar, som föras inom registraturen,
är det tillrådligt, att alla handlingar förses med anteckningar
rörande deras behandling inom kontoret, ävensom att
anteckningarna verifieras med de tjänstemäns initialer, som närmast
handlagt desamma. Sålunda skall å handlingen antecknas,
när densamma ankom till kontoret och där registrerades, när
densamma blivit besvarad, vilken avdelning närmast handlagt
ärendet, och om detsamma föranlett någon bokföringsåtgärd
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
