Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - Från dataföreningarna - Svenska Dataföreningen: Databehandlarens erfarenhet av blankettstandard
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
40
DATABEHANDLING 9/1967
Svenska
Dataföreningen
Kontorstekniska Föreningen och
Svenska Dataföreningen har den 11
oktober hållit en konferens kring ämnet
standardisering av datablanketter.
Detta är just nu en aktuell fråga då den
internationella
standardiseringskom-missionen ISO arbetar med den.
Konferensen besöktes av 190 deltagare
som i arbetsgruppen ställde omkring
100 frågor till panelen. Konferensens
ordförande var John Silfwerbrand, vars
föredrag återges i det följande.
DATABEHANDLARENS
ERFARENHET AV
BLANKETTSTANDARD
Vår målsättning är att
blankettstandarden i princip skall vara lika för
ADB-rutinerna som för övriga
kontorsruti-ner.
Blankettstandardiseringen ligger inom
datacentralens arbetsområde. Detta
hänger bl. a. ihop med att vi redan i
ett tidigt skede insåg nödvändigheten
av att uppgöra regler för
blanketthanteringen inom företaget.
För våra systemmän och
programmerare finns det regler på
blankettområdet i likhet med vad vi har för
system-och programmeringsarbete i dess
helhet. Den första regeln är att
systemman respektive programmerare skall
ta kontakt med vår blankettspecialist,
som har direktivrätt i
standardiserings-frågor inom området. Den regeln
följes också mycket noggrant, därför att
blankettspecialistens arbete väsentligt
underlättar system- och
programmeringsarbetet.
Våra blankettregler innehåller bl. a.
uppgifter om referensuppgifternas-,
dokumentnamnens- och
adressuppgifternas placering. Den viktigaste regeln
är dock att blanketterna skall
konstrueras för läsarna. Bl. a. innebär det att
vi har gått in för enkla
löpnummersystem i stället för komplicerade,
svårlästa kombinationssystem av koder.
Naturligtvis måste vi kompromissa när
det gäller maskinkrav respektive
övriga krav. Vår väsentliga uppgift är att
vara rationella och tänka ekonomiskt,
vilket kräver att vi också tänker på
helheten. För blanketternas del kan
denna uttryckas i 14 punkter.
Vi skall studera
standardiseringspro-blemet med hänsyn tagen till dessa
14 punkter.
Punkt 1 som är blankettkonstruktion
och naturligtvis också innefattar
programmeringen underlättas väsentligt
av att det finns standardregler.
Uppgifter som är gemensamma för alla
blanketter skall placeras på vissa
förutbestämda platser, vilket helt
naturligt gör blankettkonstruktionen
enklare. Systemmannen, programmeraren,
behöver icke själv fundera ut alla de
detaljer, som hänger ihop med dessa
problem. Vi har också angivit de olika
format inom vilka dokumenten skall
framställas. Även på det här området
underlättas arbetet eftersom
valmöjligheterna begränsats. Utan regler skulle
man få någonting som kan beskrivas
som kaos inom arbetsrutinerna,
eftersom blanketten är det mest använda
hjälpmedlet inom ett företag.
Beställningen är punkt 2 i
helhetskedjan. Även på det här området
underlättas arbetet om det finns en
standard. Tyvärr kan man konstatera att
det finns avvikelser inom blankettens
höjdformat, beroende på vilket
tryckeri som är leverantör. Eftersom en
prisbevakning alltid skall ske vid
beställningarna, händer det att
leverantör bytes för en och samma blankett.
Det innebär att man måste ha en
speciell bevakning för att ta reda på i
vilket format som en s. k. A-4-blankett
tillverkas i. Tyvärr kan en sådan
bevakning missas, vilket innebär
besvärligheter vid användandet, vilket
kommer att beskrivas i kommande
punkter.
Lagerhållningen, som kan vara rätt
omfattande, blir mindre utrymmes- och
kostnadskrävande om man har
begränsat antal standardformat. För
lagerhantering av blanketter skulle det vara av
värde att få standardiserade
emballage, där man har samma
förpacknings-antal och förpackningsslag från de
olika tryckerierna. Det har också
betydelse för nästa punkt, nämligen
uppladdning för databehandling.
Standardisering ger färre
inställningar på maskin, färre antal
carriage-remsor och dessutom ett mindre
antal fack etc. för de hjälpmedel, som
behövs vid uppladdningen.
Nummer 5 är utskrivning av
dokumentet. I detta moment kan standarden
vara ett hinder med tanke på
effektivt utnyttjande av maskinens
skrivhastighet. Man kan dock även här
konstatera, att standarden minskar
system- och programmeringsarbetet,
vilket gör att nackdelen upphävs av
dessa gynnsamma faktorer. Här kan
påpekas vikten av att ha rätt
höjdformat, med andra ord att samtliga
tryckerier har samma formatstandard. Fel
i detta avseende föranleder ofta en
omprogrammering och byte av
car-riage-remsa.
Efterbehandlingen är ett
arbetsmoment, som utföres i riv- och
separe-ringsmaskiner. För ändamålet behövs
det hjälpmedel, fack, hyllor etc.
Maskininställning och bearbetningen
underlättas av ett fåtal format och
samma mått.
Även i transporthänseende är man
beroende av hjälpmedel såsom askar,
lådor, pärmar, rullvagnar etc. Ett fåtal
standardiserade format underlättar
även i den här delen av arbetet.
Transport skall ske dels för expediering av
externa dokument och dels för
användning internt.
Vid postbehandling är standardisering
en hjälp för bl. a. minskning av antal
kuvert. Postbehandling, såsom vikning
och inläggning, kan utföras med hjälp
av maskiner och samma regel gäller
här, ett litet antal blankettformat
underlättar och minskar
bearbetningsti-den. För samsortering av post i fack
är formatfrågan väsentlig, eftersom
detta hjälpmedel byggs efter en viss
standard. Om höjdformatet förändras
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
