Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - Tredje delen: Tal-, skriv-, räkne- och dylika maskiner - Kortsystem
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has been proofread at least once.
(diff)
(history)
Denna sida har korrekturlästs minst en gång.
(skillnad)
(historik)
Vilket sätt som skall användas för att vid varje institution giva
det bästa resultatet, beror till stor del på beskaffenheten av de
handlingar, som skola ordnas.
Registrering efter alfabetiska beteckningar på ledningskorten är
att föredraga vid en mindre korrespondens eller där förekommande
handlingar eller brev av alltför olika karaktär.
För alfabetisk registrering innehåller facket ledningskort med
alfabetet uppdelat på ett visst antal kort.
Då pärmar användas för varje person, skrives personens namn på
pärmens överskjutande kant, och pärmen placeras bakom
motsvarande bokstavsbeteckning.
Registrering efter nummer är att föredraga vid större
korrespondens och då en massa brev förekommer från varje korrespondent.
Denna metod är otvivelaktigt den enklaste av alla. Varje numrerad
pärm anvisar en korrespondent eller en sak. Varje låda är försedd
med ledningskort, numrerade 1, 2, 3 o. s. v., eller 20, 40, 60 o. s. v.,
bakom vilka pärmarna placeras i nummerföljd.
Varje brev eller papper märkes med samma nummer som pärmen,
till vilket det hör. Om ett brev skulle kvarligga oinlagt, hänvisar
numret genast till den rätta platsen uti brevskåpet.
Det rekommenderas att använda alfabetisk registrering, intill dess
att två eller flera brev förefinnas från en person eller firma. När
denna persons korrespondens räknar mer än tre brev, giver man honom
nummer och pärm, som placeras uti facken för nummerregistrering.
Vid nummerregistrering bör man använda ett kortregister för att
lättare återfinna pärmen, som innehåller det papper man söker. För
varje korrespondent insätter man således uti kortfacket ett kort med
korrespondentens namn samt hänvisar till pärmen. Då det mången
gång händer, att man bättre minnes namnet på den person, som
undertecknat brevet från en viss firma, kan även ett kort med hans
namn insättas samt ett tredje kort för den sak, korrespondensen
avhandlar. Dessa tre kort hänvisa till samma pärm. På kortet i
kortregistret, å vilket firmans namn är antecknat, kan man efter vissa
formulär anteckna såväl adressen som firmans tillverkningar,
rabatter samt soliditetsupplysningar m. m.
Vid registrering geografiskt erhålla ledningskorten uti facket
beteckningar av namn på städer, orter eller större platser. På en del
platser förekomma många firmor, med vilka korrespondens föres,
och kan man då bakom ett ledningskort med ortbeteckning placera
ett visst antal ledningskort, varpå alfabete är uppdelat, och kan man
sålunda med lätthet ordna pärmarna i alfabetisk ordning på varje ort.
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
