Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - Kontorsorganisation
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
KONTORSORGANISATION
belkontroll av inkomna fakturor el. framställning
av icke längre erforderlig statistik. Dyl. onödiga
arbeten upptäckas ofta först i samband med en
noggrann undersökning av hela organisationen. —
Det är synnerligen vanligt, att arbetena utföras
onödigt komplicerat. En befattningshavare
använder t.ex. vid diktering av brev dubbelt så
många ord, som innehållet kräver. En
faktura-skriverska hinner på gr. av mindre väl upplagda
fakturablanketter och olämplig skrivteknik med
betydligt färre fakturor, än vad som är möjligt
vid lämplig arbetsuppläggning. Man söker därför
få fram ett bättre arbetssätt t.ex. genom lämpliga
blankettuppläggningar samt anvisningar om hur
arbetet bör utföras. — En viktig princip är, att
bestämmanderätten och ansvaret, då det gäller det
löpande arbetet, om möjligt skall tillkomma den,
som handlägger arbetet. Behandlingen blir ofta
tung, och behandlingstiden utsträckes
betydligt, om ärendena alltid skola föredras för
överordnade. Med större bestämmanderätt och ansvar
följer ökat intresse för arbetet. — På
en-manskontor sköter en person allt förekommande
arbete, ss. kalkylering, maskinskrivning,
bokföring, expediering av dagens post etc. På större
kontor uppdelas dessa funktioner på olika
befattningshavare. Principen är den, att de olika
arbetena skola handhas av olika specialister, ss.
kalkylatorn, maskinskriverskan och vaktmästaren.
Den ökade färdighet och säkerhet man härigenom
vinner medför lägre kostnader och bättre arbete
samt, om specialiseringen ej drives för långt, ofta
även ökad arbetstrivsel. Genom specialiseringen
komma arbetena att uppdelas i svårighetsgrader.
De olika befattningshavarna få härigenom i ökad
utsträckning ägna sig åt de uppgifter, för vilka
de äro utbildade och mest lämpade. — Vid
företag med flera avd. skiljas vissa likartade
arbetsuppgifter från övrigt arbete och utföras vid
särskilda arbetsgrupper. Som ex. kunna nämnas
maskinskrivningsarbeten, som ofta förläggas till
särskilda skrivgrupper, gemensamma för hela
kontoret el. för vissa avd. Andra arbeten, som
kunna centraliseras, äro t.ex. räkning, registrering
och postbehandling. Centraliserat arbete medför
bl.a. ökade möjligheter till specialisering. De
många gånger dyrbara maskinerna kunna bättre
utnyttjas, variationerna i arbetsmängden utjämnas
lättare genom att de olika avd., som den centrala
arbetsgruppen betjänar, ofta ej ha hårdbelastning
samtidigt. Utjämning av variationerna i
arbetsmängden är ett viktigt problem vid många
företag. Vissa dagar är arbetsanhopningen stor,
andra dagar liten, ofta förekommer toppbelastning
på eftermiddagarna fram till kontorstidens slut
o.s.v. Belastningen bör helst vara någorlunda
jämnt fördelad. Tillfällig överflyttning av
personal enl. vissa bestämda normer,
deltidsanställning av arbetskraft vid toppbelastning och
förskjutna arbetstider för vissa befattningshavare
äro några av de åtgärder, som vidtas för att
komma till rätta med detta problem. — Snabb
behandling av ärendena är av mycket stor betydelse
ur kundtjänstsynpunkt. Dessutom underlättas
arbetet genom att företaget till följd av snabb
arbetsgång slipper påminnelser och därav
förorsakade undersökningar. Tiden för själva arbetet
utgör ofta endast en mindre del av den tid, som
förflyter från det en förfrågan inkommer till
företaget, till dess svar avgivits. Orsaken härtill
är oftast, att ärendena få ligga och vänta vid
olika instanser såväl före som efter behandlingen.
Många gånger är det nödvändigt med viss
kontroll av behandlingstiden, för att denna skall kunna
hållas kort. — Standardiseringen har fått stor
betydelse inom modern k. Så ha t.ex.
pappersfor-maten standardiserats, varigenom behandlingen
och arkiveringen i hög grad förenklats. Med de
standardiserade pappersformaten har följt
standardisering av mappar, pärmar och
förvaringsut-rymmen. Standardiserad blankettuppställning, bl.a.
avpassad efter skrivmaskinens tabulatur och
radavstånd samt med vissa återkommande uppgifter
placerade på bestämda platser, gör, att ifyllningen
och läsandet kan ske betydligt lättare än tidigare.
Enhetliga mått på kontorsmöbler möjliggöra
enklare bestämning av erforderliga utrymmen och
rumsmått.
Hjälpmedel. En mängd olika maskiner o.a.
kontorshjälpmedel finnas för att underlätta
diktering, skrivning, duplicering, sortering,
registrering, räkning, bokföring, statistik, postbehandling,
transporter m.m. (se Kontorsmaskiner). Den stora
mängden hjälpmedel gör, att det ofta är svårt att
välja just det, som bäst lämpar sig för resp, arbete.
Valet är emellertid av stor praktisk och ekonomisk
betydelse. Vid flertalet företag utgöra
blanketterna ett mycket viktigt hjälpmedel.
Blanketternas utformning för enkel ifyllning, avläsning och
övrig behandling uppmärksammas också i hög
grad vid företag med modern k. Särskilda
konstruktionsprinciper tillämpas vid uppritandet av
blanketterna. Revidering av befintliga blanketter
enl. dessa principer är aktuell vid många företag.
Lokaler. Modern k. innebär även, att
kontorslokalernas planering och inredning är
noggrant anpassad efter företagets organisation och
arbetssätt. Moderna kontorshus byggas med
utgångspunkt från de enskilda arbetsplatserna,
varvid man tar noggrann hänsyn till arbetets
art, utrymmesbehovet för olika slag av
arbeten, arbetsförloppet, bekvämlighet och trevnad
för de anställda och beräknad framtida utvidgning
(reservutrymme). Ur kontakt- och
transportsynpunkt är det önskvärt, att de, som arbeta i ett
och samma arbetsförlopp, äro placerade intill
varandra i samma rum. Arbetsmaterialet kan då
lätt överflyttas från den ena instansen till den
andra, och erforderlig personlig kontakt kan ske
smidigt. Utrymmena kunna då också tillvaratas
på bästa sätt. Omläggningar på gr. av ändringar
i organisationen klaras lättare än vid
rumsindel-ning. Störningssynpunkter och psykologiska
synpunkter tala emellertid ofta mot de stora
arbetsrummen med många befattningshavare. I viss
utsträckning användas mekaniska transportörer
(rörpost, transportband etc.) och teletekniska
hjälpmedel (telefoner, högtalande telefoner etc.),
som medföra, att samarbetande organ kunna
placeras t.o.m. i olika våningsplan. — Bullerfrågan
är av stor betydelse vid planering av
kontorslokaler. Genom speciella anordningar för
Ijud-absorbering och ljuddämpning kan numera i
— 763 —
— 764 —
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
