Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 39. 30 september 1944 - Registrerings- och klassificeringssystem inom industriföretag, av Ralf Thorburn
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
30 september 7944
1131
Registrerings- och klassificeringssystem
inom industriföretag
Civilingenjör Half Thorburn, LSTF, Väsierås
Ändamålet med alla registreringssystem för
systematiskt ordnande av handlingar är, att man
så snabbt och säkert som möjligt skall kunna
såväl arkivera ett dokument som ta ut det ur
arkivet. Olika system tillgodose dessa krav på
olika sätt och i olika grad. Ävenså kan ett system
vara enkelt för handarkivet, dvs. den
dokumentsamling, som ständigt skall vara till hands, men
besvärligt för det mera omfattande historiska
arkivet, till vilket dokumentet överflyttas i den mån
det förlorar sitt aktualitetsvärde.
De enklaste registreringssystemen karakteriseras
därav, att man försöker använda något som utan
särskilda åtgärder återfinnes på så gott som varje
dokument. Detta något kan vara datum, namnet
på en kund eller leverantör, ett rubrikord eller
dokumentets färg eller format. Systemen äro
mycket användbara för vissa dokumentslag, t.ex.
för korrespondensen, som ofta ordnas alfabetiskt,
men något generellt system kan icke uppbyggas
på denna basis.
Andra registreringssystem begagna sig av en
mer eller mindre invecklad "nyckel", efter vilken
ordnandet sker. Nyckeln kan vara en talserie, en
kod eller ett fullständigt klassificeringssystem
med ett därmed hopkopplat beteckningssystem
t.ex. ett decimalklassificeringssystem. Nyckeln
utbildas vanligen så, att den kan användas både
som ett register i egentlig mening, dvs. för att
återfinna ett dokument i arkivet, och som ledning
vid fastställande av beteckning för insättningen.
Numrering i löpande följd är därvid enkel för
beteckningen vid insättningen, men mycket svår
att använda som register vid uttagningen, såvida
man icke känner vilket nummer ett dokument
har tilldelats. Vanligen upplägges därför ett
hjälp-register, ordnat efter annan registreringsprincip
än nummerföljden.
De på klassificering baserade
registreringssystemen, t.ex. det internationella
decimalklassifika-tionssystemet, erbjuda visserligen nackdelar, men
äro å andra sidan de enda möjliga för ett
mångskiftande material. Redan för att välja
beteckning för ett dokument måste man vid användande
Föredrag i avd. Industriell Ekonomi och Organisation den
2 december 1943.
DK 025.4 : 651.53
av klassificeringssystem ha analyserat
dokumentets innehåll och dessutom väl känna till systemet.
Valet av beteckning kan därför bli en långsam
och svår examineringsprocedur, vilken kräver
utbildad personal. Något lättare är det att använda
ett sådant register för uppsökande av ett
arkiverat dokument. För alla klassificeringssystem är
det till stor hjälp att ha ett parallellregister ordnat
i bokstavsföljd efter rubrikord.
På grund av de nackdelar i form av
felmöjligheter och tidsförlust, som varje register innebär,
kan man konstatera, att modern organisation
försöker använda så enkla registrerings- och
klassificeringssystem som möjligt, helst icke mer
omfattande än att de huvudsakligen kunna hållas
i minnet. Där så är nödvändigt kompletterar man
dem med den enkla numreringen i löpande följd
e.d. Vidare söker man så långt som möjligt ånge
beteckningen direkt på originaldokumenten och
uppmanar alla adressater för skrivelser att i sina
svar åberopa den använda beteckningen. Slutligen
söker man ordna dokumenten så, att man direkt
använder dem i original eller tillräckligt
fullständig kopia och därigenom undgår mellanled i form
av förteckningar, kortsystem och dylikt. De
moderna hjälpmedlen, sådana som
horisontalkortsystem, lättillgängliga hyllor osv. ha i hög grad
främjat denna tendens. Där mellanled äro
nödvändiga har man även genom lämplig utformning
sökt göra dem så lättarbetade som möjligt.
Det är framför allt som organisatoriska
hjälpmedel att arkivera dokument och att ta ut dem
ur arkivet man bör bedöma olika
registrerings-och klassificeringssystem. Därvid komma
synpunkterna: enkelhet, snabbhet och säkerhet i
första rummet, i de flesta fall i nu nämnd ordning,
i den mån de kunna skiljas från varandra.
En förutsättning för att ett beteckningssystem
skall vara användbart är, att de betecknade
dokumenten lätt låta sig ordnas eller uppradas. Vi
ha i alfabetet och i sifferföljden två av alla kända
teckenföljder, efter vilka entydig uppradning låter
sig utföras. Andra följder, som kunna tänkas, äro
storleksföljd (siffrorna äro i viss mån en sådan
följd), tidsföljd, färg följd (ex. efter regnbågens
färger), geografisk belägenhet m.fl. Man kan
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
