Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 39. 30 september 1944 - Registrerings- och klassificeringssystem inom industriföretag, av Ralf Thorburn
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
30 september 19 AA
1133
delen hos alla decimalsystem. Hjälpmedel
häremot finnas emellertid, som skall visas i samband
med redogörelse för Aseas decimalregister.
En principiell utväg att tillvarata alla
möjligheter i ett beteckningssystem är att vid
indelningen samordna i stället för över- och underordna.
Man använder alltså exempelvis siffrorna 1, 2
och 3 för huvudgrupper med undantag av vissa
underavdelningar, och U—10 för dessa
underavdelningar, som egentligen skulle höra under 1, 2
eller 3. På så sätt kan man ofta utnyttja sitt
system ganska fullständigt, dock icke utan
förlust av klarhet och skärpa (fig. 1). Vidare kan
man sammankoppla mindre omfångsrika klasser
under ett nummer för att spara utrymme. På
detta sätt kan man ganska väl fylla ut ett
beteckningssystem, vars teckenantal är begränsat.
Det internationella
"Decimalklassifikationssyste-met", DK, som användes i många stora bibliotek
världen runt, särskilt tekniska, är däremot ett
obegränsat siffersystem (med obestämt antal
siffror). Systemet är avsett som ett
universalsystem, men blir därigenom alldeles för
ohanterligt för att brukas exempelvis inom ett
industriföretag, där i de flesta fall en ytterligare
specifi-cering måste ske, exempelvis genom ett löpande
nummer.
Inom industriföretag torde det vara mest
praktiskt att lägga upp ett eller flera, relativt snävt
begränsade system och sedan för olika
specialändamål komplettera dem med ytterligare uppdelning
av tydligt särmarkerat slag. Långa sifferserier
sådana som erhållas vid användande av det
obegränsade DK-systemet, äro opraktiska och böra
såvitt möjligt undvikas. Det är visserligen ej
så stor skillnad på längden av beteckningen
"DK 621.396.621.551" och "Ritning 2213 1938
det. 25", men den senare beteckningen innehåller
en mycket noggrannare uppgift om vad som
avses. I det nämnda exemplet 2213 en
klassbeteckning, bestämd efter exempelvis ett
decimalregister-systern, 1938 ett löpande nummer, fastlagt genom
ritkontorsorganisationen, och det. 25 ett löpande
nummer, tillagt av ritaren själv. Vi se alltså hur
det är möjligt att använda successiva och till sin
innebörd klart markerade tillsatsnummer
(gruppindelningar), utgående från ett huvudnummer. I
det nämnda exemplet är det definitivt en fördel
att icke klassbeteckningen innehåller många
tecken, och samma erfarenhet torde man göra, på
vilket sätt man än använder sitt
registreringssystem.
Om valet av beteckningssystem är svårt, är det
dock ännu mycket svårare att ändamålsenligt
välja och klart definiera de mot beteckningarna
svarande klasserna. Varje klass måste ju ha en
bestämd egenskap, och de till en viss grupp
samordnade klasserna måste på liknande sätt ha
bestämda egenskaper. Det är principerna för och
resultatet av valet av de olika klassernas och
gruppernas egenskaper, som karakterisera hela
klassificeringssystemet, och som avgöra dess
användbarhet.
Vid de enkla registreringssystemen har man icke
frihet att välja klassegenskaperna, utan de äro
bundna till beteckningarna. De egenskaper, som
på så sätt bli samordnade, har man ofta föga
nytta av. Så t.ex. ha två brev, som skrivits
samma år, månad och dag, kanske endast denna
egenskap gemensam. Vid nummerföljdssystemet
bestämmes samordningen mellan två dokument
kanske endast av, att de händelsevis råkat
behandlas omedelbart efter varandra av den
tjänsteman, som tilldelar numren, en egenskap som för
de flesta ändamål är ännu mera värdelös än
datum- eller namnsamordningen. Väljer man
däremot ett klassificeringssystem, är det möjligt att
efter behov anpassa innehållet i varje klass och
därmed få dokument placerade intill varandra,
på vilket önskat sätt som helst.
Varje uppläggande av ett klassificeringssystem
bör föregås dels av en noggrann analys av
inordningsbehovet, så att det material, som skall
ordnas, blir något så när likformigt spritt över alla
klasser, dels av ett principiellt fastläggande av,
vad som skall karakterisera de olika klasserna,
och huru de skola avgränsas mot varandra.
För industriföretag är svårigheten att förutse
den framtida utvecklingen. Vad som vid en
tidpunkt ter sig som något väsentligt, som kräver
stort utrymme, kan några år senare vara en
detalj. Viktigt är därför att ett klassificeringssystem
från början upplägges tillräckligt omfattande och
med rikliga reservmöjligheter.
Vad innehållet i de olika klasserna och
avgräns-ningen dem emellan beträffar, är det enklast att
använda saksynpunkter. Man får därmed vad
som brukar gå under namn av saksystem. Så
länge man låter klasserna omfatta konkreta
föremål, går det i allmänhet lätt både att avgränsa
dem och att finna lämplig uppdelning i grupper
och undergrupper, men när man kommer in på
abstrakta områden äro båda dessa svårigheter
ofantligt mycket större. Erfarenhet, klarsyn och
formuleringsförmåga hos dem som uppgöra
systemet spela därvid en avgörande roll.
Ett eller flera registreringssystem?
Den naturliga utvecklingen inom ett företag som
icke hophålles med tillräckligt stark hand torde
vara, att varje något så när självständig
avdelning skaffar sig ett eller flera egna
registreringssystem. Dokumenten måste då registreras på
kanske ett flertal olika sätt. Att detta icke är
tillfredsställande, vare sig ur organisatorisk eller
ekonomisk synpunkt, säger sig självt.
Olika system kunna däremot mycket väl
användas för olika ändamål inom företaget. Så t.ex.
är det som redan antytts olämpligt med samma
registreringssystem för dokument för stadigva-
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
