Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 39. 30 september 1944 - Registrerings- och klassificeringssystem inom industriföretag, av Ralf Thorburn
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
1134
TEKNISK TIDSKRIFT
rande bruk och för sådana, som endast en gång
flyta genom företaget, t.ex. orderpapper.
Det torde därför vara ändamålsenligt för ett
industriföretag att upplägga åtminstone två
huvudregistreringssystem, det ena för dokument för
stadigvarande bruk. det andra för löpande
ärenden. Det senare systemet kan ibland lämpligen
uppdelas i två eller flera, t.ex. ett för
anskaffningssidan (inköpsavdelningen) och ett för
försäljningssidan. Dessa system böra givetvis läggas
upp med lämplig anknytning till bokföring och
statistik.
För inköpssidans, resp. försäljningssidans
dokument kan inan vid ett industriföretag knappast
undgå att använda beteckningssystem i form av
löpande nummer. Därvid kan man erhålla en viss
systematik, om man före numret skriver en
gruppbeteckning enligt något lämpligt
registrerings- eller klassificeringssystem. I sådana fall
kan det vara tveksamt om man bör använda
sak-eller bokföringssynpunkter för valet av system
eller eventuellt andra synpunkter, t.ex. uppgifter
angående handläggande avdelningar vid
företaget. Systemet bör emellertid väljas med stor
omsorg, så att man verkligen kan få ut, vad man
önskar, av sin dokumentordning.
Mer än ett registreringssystem för dokument för
stadigvarande bruk bör endast undantagsvis
komma i fråga, och då endast genom att särskilt
register ordnas för något specialändamål.
Åtminstone har erfarenheten inom Asea visat, att det
är en stor fördel med ett enda gemensamt
huvudregister för alla sådana dokument, som utgöra
underlag för företagets tekniska och ekonomiska
verksamhet och organisatoriska frågor. Att såsom
nyligen föreslagits använda två register för detta
ändamål, ett varuregister och ett
verksamhetsregister, kan visserligen ur några synpunkter
erbjuda fördelar, men det kommer säkerligen i
mycket stor utsträckning att leda till, att man
måste leta efter ett dokument på två håll. Denna
nackdel är säkerligen så avsevärd, att förslaget
med två register måste anses mindre välbetänkt.
En fråga av väsentlig betydelse vid uppläggning
av ett klassificeringssystem är den om systemets
omfattning och de principer, enligt vilka det får
utvidgas eller kompletteras med tillsatsnummer
etc. Gör man systemet för litet, komma
utvidg-ningsönskemål genast att göra sig gällande; gör
man det för stort, förlorar man lätt översikten,
och varje enskild avdelning eller person inom
företaget kommer att inom det för vederbörande
mest intressanta registeravsnittet försöka pressa
in sådant, som borde tillhöra ett annat, mindre
välbekant avsnitt. Denna erfarenhet av hur ett
register gestaltar sig i praktiken, tyder definitivt
på, att det allmänna systemet ej bör göras för
stort, dvs. med alltför många klasser.
Däremot är det viktigt, att systemet från början
göres tillräckligt omfattande, helst allomfattande.
Annars råkar man ovillkorligen förr eller senare
ut för att vissa dokument icke kunna placeras in
i systemet, varför man mister överskådligheten
och möjligheten att behärska en kommande
utveckling. Att sådana för ett industriföretag mindre
intressanta områden som t.ex. litteraturhistoria
sammanslås med andra liknande till en i sak
mycket omfattande klass, som emellertid blott
får obetydligt utrymme, är självfallet, efter vad
som ovan sagts om analysen av
inordningsbehovet.
För handarkivet torde några tusental klasser
vara fullt tillräckligt. Bli klasserna fler, mister
man lätt överskådligheten, utan att fördelarna av
ökade registreringsmöjligheter kunna anses
uppväga denna nackdel. Ett beteckningssystem som
tillåter någonting mellan 10 000 och 100 000
klasser kan sålunda anses vara av rätt
storleksordning. Aseas decimalregister t.ex. tillåter 11 110
klasser (inberäknat gruppbeteckningarna), och
av dessa äro f.n. ca 40 % fyllda med definierat
innehåll. Av dessa har återigen det stora flertalet
verkligen använts inom Aseas olika företag och
verksamhetsområden, vilka som bekant äro
ganska mångskiftande.
Hur stort man än lägger upp ett
klassificeringssystem, kommer man dock alltid att för speciella
områden finna det för trångt och för litet, och
krav uppstå på ytterligare uppdelning. Sådan kan
ske på mångahanda sätt, exempelvis genom
fortsatt tillämpning av tidigare registerprincip,
genom löpande nummer, genom uppdelning efter
bokstavsföljd hos rubrikord etc. Organisatoriskt
sett bör sådan uppdelning så långt som möjligt
motarbetas beträffande dokument för
stadigvarande bruk. I ett handarkiv finner man mycket
ofta, att överskådligheten återställes, om man
resolut gallrar bort allt mindre aktuellt material,
och genom överarbetning komprimerar det
återstående.
Har huvudregistret från början verkligen
avpassats efter företagets behov, torde den fortsatta
uppdelningen i allmänhet kunna begränsas till
en eller ett fåtal avdelningar eller personer inom
företaget. Om det därvid visar sig, att det
fastställda registret måste utvidgas, bör den
föreslagna vidareuppdelningen icke officiellt sanktioneras,
förrän den har prövats ett par år inom de
berörda avdelningarna. Erfarenheten har nämligen
visat, att en dylik uppdelning mycket ofta behöver
ändras en eller ett par gånger, innan den
tillräckligt väl motsvarar behovet, och ändringar
låta sig lättare göra, så länge uppdelningen har
tydligt markerad försökskaraktär, och är
begränsad i sina verkningar till en liten krets.
Slutord
Registrerings- och klassificeringssystem för
industriföretag böra medge snabb och säker
användning och måste därför både vara enkla och
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
