Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 43. 25 november 1952 - Uträtta mera — med mindre arbete! av Arvid Wilner
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
■998
TEKNISK TIDSKRIFT
tillhörande knappar. Dessa används på följande sätt. För
var och en av de nio närmaste medarbetarna finnes en
lampa med tillhörande tryckknapp; var och en av dessa
medarbetare har på sitt skrivbord en liten dosa med
motsvarande lampa och knapp. Vid tryckning på endera av
knapparna tänds båda parternas lampor, samtidigt som en
summer hos motparten ger en diskret signal för att
påkalla uppmärksamhet. Lamporna förblir sedan tända tills
nästa tryckning på endera partens knapp släcker dem.
Om jag önskar kontakt med någon av de till systemet
anslutna ringer jag ej själv upp denne, ty han kan redan
vara upptagen eller kanske ute, och då har försöket varit
förgäves. I stället trycker jag på signalknappen. Är
medarbetaren inne ringer han upp mig, är han upptagen
signalerar han "släck — tänd" som tecken härpå. Redan
denna bekräftelse på att han är inne kan vara mycket
värdefull. Är han emellertid ute, är ingen skada skedd, ty
lampan förblir tänd tills han kommer in, varvid han ringer
upp mig. Om jag själv under tiden skulle bli förhindrad
att ta emot det önskade samtalet har jag endast att släcka
lampan.
Ljussignalerna kan även användas om jag utan att
använda telefon önskar kalla någon av medarbetarna till
mig; eller av någon av dessa om han själv önskar komma.
I detta fall användes den överenskomna signalen "tänd
—-släck — tänd", varvid motparten svarar med "släck" om
tidpunkten passar honom, och med "släck — tänd" om
han är upptagen.
Genom denna enkla och förhållandevis billiga
anläggning vinnes bl.a. följande fördelar. En chef kan lätt och
snabbt komma i kontakt med medarbetarna utan risk
att behöva ringa förgäves. Om den sökte är ute kvarstår
signalen tills han kommer in, och man behöver ej besvära
någon tredje person för att förmedla kontakten.
Systemet kan användas för att förmedla såväl telefon- som
personlig kontakt, och signalerna kan lika väl ges från den
enes som från den andres sida. Chefen kan vid behov
lugnt isolera sig, i vetskapen om att ändock icke bli
oanträffbar, ty medarbetarna kan under tiden anmäla önskan
om kontakt. Man kan således i båda riktningarna "ställa
sig i kö" hos motparten, om denne är upptagen eller ute.
Dessa "konversationer" kan, utan att störa, föras även
under pågående telefonsamtal eller besök, och omedelbar
bekräftelse kan erhållas om motparten är inne eller ej.
Enär telefonen ej användes utan att kontakt verkligen
uppnås minskas belastningen på telefonsystemet avsevärt.
Slutligen är systemet betydligt mera diskret och ej så
påträngande som cheftelefonen, samt dessutom avsevärt
billigare.
En av lamporna representerar sekreteraren och tändes
av denna om någon sökt mig under den tid telefonen
varit omkopplad. När jag blir ledig ringer jag in och får
Fig. 4. Telefonhållare, ljussignalanläggning, telefonregister
och planeringstavla.
Fig. 5. Register av olika typ för arbetsplanering.
besked härom. Om någon söker mig per telefon i
angeläget ärende ger sekreteraren en summersignal, varvid
jag kopplar om telefonen och tar samtalet. En annan av
lamporna användes för signaler till telefonväxeln; när
denna lampa är tänd innebär detta att jag önskar vara
ostörd eller lämnar rummet. Under tiden spärras utifrån
ankommande samtal av växeln, som antecknar vilka som
sökt, och detta meddelas mig när jag åter släcker lampan.
I telefonbordet finnes vidare en kontrollampa som
tändes när telefonen kopplas om till sekreteraren, samt
slutligen omkastare för upptagetsignalen och "stig in"-lampan
utanför dörren.
Planering av arbetet
Som tidigare framhållits är planeringen av arbetet av
synnerligen stor betydelse. En planering förutsätter att
man vid varje tillfälle har klar överblick över den aktuella
situationen, och denna skiftar som bekant ständigt
karaktär. Det primära är därför att åstadkomma något
system som medger en sådan överblick.
Det system jag utarbetat för ändamålet bygger på den
enkla principen alt aktuella ärenden, som man särskilt
önskar övervaka, skall "signalera sig själva" och härvid
ej blott påminna om sin existens utan även direkt ånge
ärendets karaktär, t.ex. grad av angelägenhet. Detta sker
genom tillämpning av idén för planeringstavlan. De
handlingar som hör till ett visst ärende placeras nämligen i
en planeringstavla eller ett register som är så beskaffat,
att enbart handlingens placering direkt anger ärendets
karaktär. "Handlingarna" kan utgöras av antingen brev
o.d., eller endast en liten anteckning som stöd för minnet.
Dylika anteckningar görs i regel på små kartongremsor i
formatet 85 X 16 mm, hophäftade i block eller, då större
utrymme behövs, på blocklappar.
I första hand grupperas ärendena antingen på de
medarbetare med vilka samarbete erfordras, eller som "egna"
ärenden. I båda fallen grupperas de emellertid vidare allt
efter grad av angelägenhet i fyra kategorier, vilka i mitt
fall rubriceras som "brådskande", "svar önskas
omgående", "vid tillfälle" samt "svar väntas vid tillfälle". I det
följande betecknas dessa grupper 1, 2, 3 resp. 4. Genom
ett konsekvent tillämpande av denna princip kan man
genast se, vilka kontakter som erfordras, samt vilka ärenden
som framför de andra måste ägnas uppmärksamhet.
Efter denna orientering om själva principen skall något
närmare redogöras för hur systemet praktiskt tillämpas.
För "egna" ärenden finnes ett särskilt register bestående
av en Ultradex-tavla i vänstra utdragsskivan, fig. 5.
Registret är indelat i fyra vertikala fält, från vänster till
höger räknat motsvarande nyssnämnda grupper 1—4.
Sedan en anteckning gjorts på övre delen av en kartong-
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
