Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 43. 25 november 1952 - Uträtta mera — med mindre arbete! av Arvid Wilner
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
25 november 1952
999
remsa insattes denna i en av fickorna på registret, i det
fält som motsvarar ärendets art. När detta ändrar karaktär
flyttas remsan lätt till ett annat fält, och när den fyllt
sin funktion makuleras den. Registret innehåller därför
endast aktuella ärenden, och en enda blick på det ger
omedelbart besked om situationen samt om de frågor som
är mest angelägna.
För var och en av de tolv medarbetare med vilka
samarbete framförallt förekommer finnes ett särskilt register
enligt samma princip men av annat utförande. Det kan
nämligen motta ej blott kartongremsor utan även
handlingar upp till A4-format. Det består, som av fig. 6
framgår, av en pärm med en Ultradex-tavla på framsidan samt
innehåller fyra fack, åtskilda av fasta mellanläggsblad.
Remsorna insättes i Ultradex-tavlan med sin vänstra kant
invid endera av fyra markeringslinjer motsvarande
grupperna 1—i, och anteckningar av större format inlägges i
ettdera av facken 1—4 enligt samma princip. Genom att
mellanläggsbladen i sin underkant är försedda med flikar
som delvis täcker varandra, samt genom att pärmens
framsida nedtill är försedd med fyra utstansade hål
mitt-för markeringslinjerna, kan man redan utifrån se i vilket
fack en viss handling ligger, dvs. vilken grupp den tillhör.
Pärmens framsida ger därför genast besked om något
finnes att avhandla med medarbetaren i fråga, samt om
ärendets karaktär.
Nu gäller det vidare att förvara samtliga tolv pärmar på
ett sådant sätt att var och en av dem redan genom sin
placering visar vad slags ärenden den innehåller. För
detta ändamål har för pärmarna ordnats tolv parallellt
placerade slitsar i en låda framför telefonbordet, fig. 5.
Slitsen är så lång att pärmen kan placeras i olika lägen
i sidled i den. Slitsarna är markerade med fyra
tvärgående linjer, och om pärmen innehåller ett ärende
tillhörande grupp 1, placeras den med sin vänstra kant
mitt-för linje 1 osv. Pärmens upptill fria del, vilken skjuter
något upp över slitsens överkant, är längst till vänster
försedd med en rubrikhållare med vederbörande medarbetares
signatur. Dessa rubrikers lägen i förhållande till
markeringslinjerna ger därför en tydlig signal om behovet av
kontakter. När sådan kontakt erhålles, vare sig man ringer
själv eller blir påringd, har man bara att ta fram pärmen
och diskutera igenom aktuella ärenden.
För att det icke skall bli nödvändigt att ta fram pärmen
för att på Ultradex-tavlan markera ärendet varje gång ett
behov av samarbete med en viss person uppkommer,
finnes i förlängningen av varje slits en grund fick i vilken
kartongremsor kan stoppas ned. Remsans övre synliga
del utgör därvid en signal om att något finnes att
avhandla. För var och en av tio andra medarbetare, med
vilka ett mera sporadiskt men dock återkommande sam-
Fig. 6. Pärm
för
samarbete med
viss
medarbetare.
Fig. 7. Sorteringspärm och plats för anteckningsblock.
arbete förekommer, finns längst till vänster i
utdragsskivan i fig. 5 fyra bredvid varandra ordnade fickor av
plåt för kartongremsor. Även här är övre delen av remsan
synlig och fungerar som signal.
För mera skrymmande handlingar finns, för var och en
av de nämnda 12 + 10 medarbetarna, separata fack i
horisontellt placerade sorteringspärmar i framtill öppna lådor
överst i vänstra utdragsskåpet, fig. 7. Om handlingar
placeras i något av dessa fack signaleras detta genom att en
"blank" kartongremsa insättes i vederbörandes ficka resp.
pärm. Fig. 7 visar även hur anteckningsblock av olika
storlek placerats inom bekvämt räckhåll men samtidigt ur
vägen.
För att få en överblick över vissa ärenden som kräver
kontakt med "övriga", dvs. är av mera tillfällig natur,
men framförallt för att snabbt kunna finna ifrågavarande
handlingar om man t.ex. väntar svar och motparten själv
ringer, finnes slutligen ytterligare ett register. Detta består
av en sorteringspärm med bladen ordnade enligt systemet
"synliga rubriker". Bladen är i framkanten försedda med
celluloidfickor. Handlingarna förses i kanten med
anteckning om vem frågan berör samt inplaceras i pärmen så att
rubriken blir synlig genom celluloiden invid endera av
fyra markeringslinjer på förut beskrivet sätt. Pärmen är
placerad i en liten utdragslåda omedelbart under
ljussignalerna, som visas i fig. 5.
Det behöver väl knappast framhållas att insättningen och
sorteringen av ärendena i registren endast sker i den mån
man har nytta av det och givetvis ej får bli något
självändamål. Rätt använda har emellertid registren visat sig
medföra stora fördelar. Så snart behov av kontakt med
annan person uppstår eller en tanke uppkommer, som ej
omedelbart kan omsättas i handling, måste ju ändå en
anteckning göras, och genom att denna placeras efter ett
visst system i stället för på måfå kan viktiga
upplysningar erhållas alldeles "gratis".
Alldeles särskilt framträder fördelarna om registren
användes i kombination med ljussignalerna. När man börjar
dagens arbete ger en hastig blick på registren besked om
vilka kontakter eller åtgärder i övrigt som i första hand
erfordras. Har man något att avhandla med en kollega,
tänder man dennes lampa. Om han ej svarar, släcker man
den själv och vänder sig på samma sätt till nästa man
osv. Likaså handläggs de "egna" arbetsuppgifterna i den
ordning registret anger.
Brev och handlingar som kräver särskilt snabb
behandling placeras, för att på ett iögonenfallande sätt markera
denna förmånsställning, i särskilda förvaringskuvert. Dessa
är försedda med cellofanfönster, varigenom man kan se
innehållet, samt är på framsidan kantade med röda
kantremsor vilka tydligt lyser i ögonen. Om man väntar svar,
lägges handlingarna i stället med kuvertets andra sida vänd
upp, varvid denna sidas gröna kantremsor markerar att
ärendet ändrat karaktär men alltjämt bör bevakas.
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
