Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 47. 23 december 1952 - Rationaliseringsundersökningar åt företagsledningen, av Runo Lindblad
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
25 november 1952
1091
tervjuerna får komplettera den med frågor som
man förbisett. Listan blir på det sättet successivt
allt fullständigare.
Den oerfarne frågar sig kanske, hur han skall
kunna göra upp dylika listor. Man kan läsa
igenom handböcker och uppsatser som beskriver
det ämne som skall studeras. Där anges undan
för undan viktiga fakta om ämnet, och det är
därför också lätt att av de påståenden som
framförs göra upp motsvarande frågor.
Som exempel på dylika frågelistor visas nedan
ett utdrag av en lista som använts för
undersökning av en inköpsorganisation:
inköpsorganisation: hur är avdelningen organiserad för
inköp, leveranskontroll, räkningskontroll, registrering
m.m.? vilka artiklar inköps av den centrala avdelningen
och vilka av andra avdelningar? etc.;
inköpsbudget: uppgöres hudget för längre eller kortare
tid? etc.;
inköpsmetoder: för vilka artiklar görs inköp för endast
ett speciellt behov, inköp för en bestämd tidsperiod, inköp
med hänsyn till marknadsförhållanden, spekulativa inköp,
inköp enligt kontrakt för senare leveranser m.m.? etc.;
inköp av rätt kvalitet: i vilka fall används
standardspecifikationer? etc;
inköp av rätt kvantitet: anpassas inköpens storlek till
förbrukningshastighet, leveranstid, beställningsgräns,
maximi-kvantitet m.m.? etc;
inköp till rätt pris: i vilka fall förs aktuella noteringar
över priser? etc.;
inköpsförfarande: rekvisitioner, anbud, beställningsbrev,
leveranskontroll, varumottagning, faktura, registratur,
rapporter till ledningen.
Den preliminära undersökningen eller
grovstudien har som nämnts till ändamål att dra fram i
ljuset omständigheter som påkallar ledningens
uppmärksamhet. Studien går därför givetvis ut
på kritik av existerande förhållanden. Just
därför uppställs också stora krav på organisatörens
skicklighet och erfarenhet av att genomföra och
framlägga resultat av dylika undersökningar.
De förslag organisatören kommer fram till bör
ordnas systematiskt och också gärna efter
angelägenhetsgrad. För att vinna bättre
överskådlighet och undgå omständliga beskrivningar kan
man ibland med fördel använda grafiska
framställningsmetoder såsom scheman, tabeller,
diagram, skisser, fotografier etc. Eftersom det alltid
är vanskligt att komma med kritik, måste man
se till att varje fråga är sakligt och rättvist
framställd och att varje förslag är noga genomtänkt.
Man bör också låta förstå, att man låter
diskutera med sig. Bäst är att personligen överlämna
rapporten, ty då får man tillfälle att gå igenom
den med mottagaren och kan lämna muntliga
förklaringar och kompletteringar, innan några
missförstånd hinner uppstå.
Detaljstudien
Den preliminära undersökningen bör givetvis
leda till att man anmodas företa en eller flera
detaljundersökningar för att närmare penetrera
vissa problem.
Dessa undersökningar kan då gälla vissa
bestämda funktioner, exempelvis
personalavdelningen eller t.o.m. endast avlöningskontoret inom
personalavdelningen, eller speciella saker, såsom
rapporter, den eventuella fördelen av att
mekanisera en del av arbetsprocessen, störningar vid
ett visst arbete etc. Ändamålet med dem är att
skaffa sådana uppgifter, att man om så fordras
kan framlägga detaljerade förslag till en ny
organisation eller en ny arbetsmetod. Hur en dylik
detaljstudie kan genomföras skall nu beskrivas.
Förplanering
Detaljundersökningarna måste på förhand
planeras med omsorg och i detalj och därvid har
man god hjälp av den föregående grovanalysen.
Denna planering innehåller fyra steg.
Steg 1 omfattar att om möjligt bestämma
målsättningen för undersökningen, uppgöra en
ungefärlig tidplan för den och avgöra från vilka
personer hjälp kan komma att behövas.
Steg 2 omfattar att uppgöra ett arbetsprogram,
dvs. att i stora drag bestämma den kronologiska
ordningen för de detaljanalyser som fordras.
De som kommer att delta i undersökningen kan
om så är lämpligt ges en kopia av
arbetsprogrammet.
Steg 3 omfattar att om så behövs samla ett
preliminärt arbetsmaterial. Härtill hör att samla,
granska och arkivera befintliga direktiv i form
av anvisningar, föreskrifter, order och personliga
åsikter m.m.; granska rapporter av olika slag
för att få ett begrepp om uppgifternas storlek,
trenden i arbetsvolymen, antal berörda personer
eller kontor etc.; och till sist att diskutera det
område, som skall studeras, med om
förhållandena informerade personer.
Steg 4 omfattar att konferera med den
stabs-och linjepersonal, som berörs av
undersökningarna, erbjuda lämpliga personer att delta i
undersökningarna och att utse nyckelpunkter i
undersökningen.
Som synes erfordras grundliga förberedelser.
Härav inses också, att organisatören, som har tid
att helt ägna sig häråt, och att i detalj intränga
i problemen, har större förutsättningar att lyckas
med det fortsatta arbetet än den av andra
göromål splittrade personen i linjetjänst.
Insamlandet av fakta om problemet
Det gäller här att från de personer, som bäst
känner till frågorna, samla alla uppgifter som
står att få 0111 varje detalj, t.ex. varje
verksamhet, varje formulär etc. Vanligtvis vänder man
sig till dem som utför arbetet då det gäller en
fråga 0111 arbetsmetoderna, och till dem som leder
arbetet då det gäller en fråga om företagets
politik, framtida planer, organisation o.d.
Vid själva insamlandet av uppgifterna måste
man tänka på följande saker: förbereda sig för
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
