Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 48. 30 november 1946 - Principer för rationalisering av kontorsarbete, av Gösta Dahlberg
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
1252
TEKNISK TIDSKRIFT
Principer
för rationalisering av kontorsarbete
Kanslichef Gösta Dahlberg, Stockholm
Sedan lang lid tillbaka har, som vi alla väl
känna till, inom industrin pågått en intensiv
rationaliseringsprocess. Den rådande bristen på
arbetskraft har numera nödvändiggjort
rationaliseringsåtgärder även på andra håll såsom inom
skogsbruk och jordbruk samt på kontorets,
hemmets och hushållets arbetsområden.
Särskilt kontorsarbetet har det gjorts mycket för
att effektivisera i syfte att nå bättre
arbetsresultat och minska kontorskostnaderna. Man torde
dock kunna påstå, att
rationaliseringssträvandena på kontorsområdet vanligen tagit sikte på
enstaka arbetsuppgifter eller lokala förhållanden
inom ett företags arbetsorganisation. Man har
infört en maskin här, ett kortsystem där, skaffat
nya inventarier osv. Endast mera sällan har man,
såsom skett inom industrin, systematiskt
undersökt företagets kontorsorganisation och
metodiskt studerat de olika arbetsprocedurernas
sammanhang och beroende av varandra. Endast
genom sådana grundliga undersökningar är det
emellertid möjligt att bedöma de olika faktorer,
som öva inflytande på arbetet, och att vidta
åtgärder för att detta skall bli ordnat på mest
ändamålsenliga och ekonomiska sätt. Inom
statsförvaltningen pågå sedan sex år tillbaka dylika
noggranna rationaliseringsundersökningar, och de ha
där visat sig kunna leda till goda resultat.
Då man börjar en organisationsundersökning är
självfallet den första uppgiften att skaffa sig en
så klar bild som möjligt av den rådande
arbetsorganisationen och dennas uppgifter.
I en fabrik kan ofta iakttagande med blotta ögat
vara tillräckligt för att konstatera
arbetsförloppet. Man kan följa en arbetares handgrepp och
rörelser samt materielets transport och
förändring under arbetets fortgång m.m. och därigenom
finna utgångspunkt för rationaliseringsåtgärder
Så är det icke, i samma utsträckning, inom
kontoret. Arbetsföremålen där (handlingar o.d.) äro
föga plastiska och förändra icke på samma sätt
som arbetsföremålen i en fabrik form och
utseende, varför arbetsförloppet på kontoret är svårare
att konstatera. Ett mera grundligt inträngande i
arbetssammanhanget är därför nödvändigt. Det
Föredrag i Svenska Teknologföreningen den 26 oktober 1946.
651.011
är icke tillfyllest att endast studera eventuellt
förekommande arbetsinstruktioner eller dylikt
eller att fråga arbetsledarna om arbetet.
Instruktionerna äro ej tillräckligt detaljerade och
arbetsledarna veta ofta icke tillräckligt noga, vilka
arbeten de enstaka anställda utföra eller på vilket
sätt de åstadkomma sina resultat. Därför inledas
enligt de moderna metoderna
organisationsundersökningarna i ett företag med att varje anställd
får avge skriftlig redogörelse för sitt arbete, åtföljd
av i arbetet använda formulär och blanketter.
De i arbetsredogörelserna lämnade uppgifterna
kompletteras av intervjuer med
uppgiftslämnar-na. Erforderliga uppgifter 0111 arbetsmängden
m.m. insamlas. Rutinschema uppgöras,
varigenom handlingarnas gång genom olika
instanser kan följas. Formulär och blanketter och sättet
för deras ifyllande m.m. studeras noga.
Arbetsmetoderna i övrigt, använda arbetshjälpmedel,
arbetsplatsens beskaffenhet och över huvud taget
alla omständigheter, som kunna öva inflytande
på arbetseffektiviteten och arbetsförhållandena,
underkastas en omsorgsfull genomgång, så att
man får en så klar bild som möjligt av "nuläget"
inom företaget, för att därigenom erhålla en
grundval av fakta, som kan användas för bedömande av
nuvarande förfaringssätt och såsom utgångspunkt
för förbättring av den nuvarande ordningen.
Först efter grundligt inträngande i nulägets
sammanhang kan man ge sig i kast med
rationaliseringsarbetet.
Är själva organisationen
och arbetsfördelningen lämplig?
Det är givet att redan ett företags
organisatoriska uppbyggnad kan utöva ett avgörande
inflytande på arbetsgången inom företaget, på dess
effektivitet och arbetsekonomi. Det är i många
fall så att den arbetsvolym, för vilken
organisationen en gång uppbyggdes, under årens gång har
vuxit och nya arbetsuppgifter kunna ha
tillkommit, vilka nödvändiggjort upprättandet av nya
avdelningar och anställandet av större personal.
Dessa ha inordnats, där det för tillfället ansetts
vara mest lämpligt, men någon mera grundlig
översyn och avvägning av organisationen efter
de förändrade förhållandena har icke ägt rum,
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
