Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - H. 43. 25 november 1952 - Uträtta mera — med mindre arbete! av Arvid Wilner
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
25 november 1952
995
allmänhet behäftade med vissa brister, varför de
ej kommit till större användning. Den
högtalande telefonen och chefstelefonen undanröjer dessa
olägenheter, men är å andra sidan relativt
dyrbara och lämpar sig för övrigt mindre väl för
lokaler i vilka flera personer arbetar. En enkel
telefonhållare av en typ som lämnar händerna
fria, men samtidigt icke medför risk för att
telefonapparaten efter avslutat samtal förblir
blockerad för inkommande samtal, synes därför ha
en uppgift att fylla.
Arbetsplanering och samarbetsteknik
En riktig planering av arbetet är av mycket
stor betydelse. Även med den begränsning av
arbetsuppgifterna som tidigare behandlats, blir
dessa för den ledande personalen mycket
mångskiftande. Bland dem finns alltid sådana som i
ett visst ögonblick är viktigare än övriga, och
det är då också naturligt att de olika ärendena
bör behandlas i den ordningsföljd som
bestämmes härav.
Den ledande personalen utför i stor
utsträckning sitt arbete "genom andra", dvs. under ett
fortlöpande samarbete med medarbetare och
utomstående. Detta samarbete är en
förutsättning för att den ledande skall få se sina
intentioner förverkligade. Det kan emellertid, om det
icke är rätt organiserat, medföra icke önskade
konsekvenser.
Det är t.ex. icke ovanligt, att samarbetet med
andra är så omfattande att den ledande själv
icke får tillräcklig tid för eget tankearbete. Han
tvingas kanske att helt och hållet ägna sig åt de
frågor som medarbetarna, framförallt de mera
påträngande av dem, företräder, ehuru dessa
frågor kanske ej alls är de viktigaste för tillfället ur
företagets eller chefens synpunkt.
Dessa uppenbara, men mycket vanliga
missförhållanden, vilka också medför planlöshet i
arbetet, visar i första hand att man ej har ägnat
tillräcklig uppmärksamhet åt den viktiga frågan
om fördelning av den tillgängliga tiden på egna
arbetsuppgifter och på sådana som kräver
samarbete med andra. Ej heller har man insett
vikten av rättvis avvägning inbördes av de olika
medarbetarnas behov av kontakter. Felet kan
också helt enkelt vara att man tagit på sig eller
pålagts allt för mycket arbete. Man tror sig vara
"effektiv" och kunna uträtta mycket genom att
samtidigt hålla i en mängd trådar, men resultatet
kan ofta bli det rakt motsatta.
Det anförda visar vikten av en viss begränsning
av arbetsuppgifterna samt rättvis avvägning av
olika intressen inbördes. Man måste, ju förr
desto bättre, göra klart för sig att man ej kan och
bör ägna sig åt mer än en uppgift åt gången.
Medan man är upptagen med denna bör man
isolera sig så att man ej samtidigt blir störd med
andra frågor. Man får dock inte gå till överdrift
åt andra hållet genom att isolera sig så att man i
realiteten blir oanträffbar. Det är viktigt att
finna en sådan lösning av dessa problem att de
olika intressena tillgodoses på bästa möjliga sätt.
Vi är därmed inne på själva "tekniken" för
samarbetet. Denna lämnar ofta mycket övrigt att
önska. Det har förut framhållits att man ej bör
ägna sig åt mer än en uppgift åt gången. Men
hur ofta förekommer det ej att en person, som
har besök, under tiden tar emot det ena
telefonsamtalet efter det andra, även om de handlar om
för tillfället mindre viktiga ting? Under tiden
sitter de besökande sysslolösa, fast de kanske har
viktiga uppgifter på annat håll. Förhållandet
innebär ett uppenbart misshushållande med tid
och arbetskraft, vilket helt kunde elimineras om
telefonen kopplades av under besöket. Detta bör
i så fall ske genom att samtalen kopplas om till
en sekreterare eller annan medarbetare, som
antecknar vilka som under tiden har sökt.
Ett annat missbruk av telefonen, som stjäl
medarbetarnas tid, är då en person med två telefoner
är upptagen av den ena och svarar då det ringer
i den andra. Då måste han lägga en av
mikrotelefonerna på bordet och avverka samtalet i den
andra apparaten. Någon av de sökande lämnas
därvid åt sitt öde; denne har intet annat val än
att vänta, och kan ej heller under tiden göra bruk
av sin telefon på annat håll.
Även oförutsedda besök vid olämplig tidpunkt
kan verka mycket störande. Om en chef är
upptagen av besök eller av eget viktigt arbete, kan ett
besök av annan medarbetare komma mycket
olägligt. Antingen avbryter chefen sitt arbete,
vilket kanske härigenom helt förryckes, eller också
får den besökande vänta eller t.o.m. vända med
oförrättat ärende. I de två senare fallen förlorar
han själv tid. En självklar regel borde därför
vara: stör ej en chef eller annan medarbetare
genom oförutsedda besök, utan hör först efter
per telefon om tidpunkten är lämplig.
I detta sammanhang bör kanske också påtalas
att man, vid behov av kontakt med annan
person, ofta i allt för stor utsträckning gör ett
personligt besök i stället för att klara av frågan per
telefon. Det riktiga synes vara att så stor del av
samarbetet som möjligt äger rum per telefon och
att personliga besök görs endast när så verkligen
erfordras.
Emellertid kan användandet av telefonen
medföra tidsförlust och verka tålamodsprövande. Det
förekommer t.ex. ofta att en person som sökes
per telefon är upptagen både vid första försöket
och vid de därpå följande. När signalen slutligen
går fram har han kanske lämnat rummet. Den
uteblivna kontakten kan innebära olägenheter,
kanske allvarliga sådana, och även om så ej är
fallet har man offrat tid och belastat
telefonsystemet helt utan resultat. Sådana malörer kan
helt undvikas genom enkla ljussignaler.
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
