Full resolution (JPEG) - On this page / på denna sida - 1960, H. 45 - Föredragningsteknik, av Bo Estberger
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
Below is the raw OCR text
from the above scanned image.
Do you see an error? Proofread the page now!
Här nedan syns maskintolkade texten från faksimilbilden ovan.
Ser du något fel? Korrekturläs sidan nu!
This page has never been proofread. / Denna sida har aldrig korrekturlästs.
kan klassificeras som byråkratisk — kollegial,
enrådig — samrådig, faktabeslutande —
rambeslutande.
Förberedelser
Noggrannhet i förberedelserna hjälper
föredragningen genom den större säkerhet den
föredragande uppnår. Tid bör säkras hos den
för vilken föredragningen skall ske (chefen).
Om tidpunkten är helt valfri ur rapportörens
synpunkt, vilket den dess värre sällan är, bör
rätt "säsong" väljas. Ekonomidirektören är
förmodligen ej pigg på en föredragning i
bokslutstiden, försäljningschefen kan vara trött
efter en längre resa etc. I samband med att
tidpunkt säkras bör den erforderliga tiden
också meddelas, så att föredragningen inte behöver
avbrytas på grund av andra engagemang.
Ämnet bör anges i samband med att tid
säkras, detta gäller i synnerhet en föredragning,
där chefen är okunnig om innehållet; där
alltså initiativet kommer från den föredragande.
Anmälan blir mindre aktuell om
föredragningen utgör rapportering av en fråga som chefen
ställt tidigare.
Framställningen
Först skall problemet presenteras för att chefen
skall få tillfälle att sätta sig in i frågan och
koppla om från sin tidigare tankeverksamhet.
Ärendet framläggs sedan i den omfattning som
den föredragande anser nödvändigt med
hänsyn till chefens tidigare bekantskap med
problemet och vikten av det beslut som bör fattas
efter föredragningen. Praktiska hjälpmedel är
därvid tabeller eller ännu hellre diagram, som
bättre än ord kan uttrycka
händelseutvecklingen under en längre tidsperiod samt visa
tendenser för framtiden. Fotografier kan hjälpa
chefen att snabbt sätta sig in i t.ex. vilken
maskin som diskuteras och hur ändringsförslaget
är tänkt. I tekniska sammanhang kan
konstruktionsskisser eller ritningar klargöra
situationen. I personfrågor kan fotografier av
medarbetare lättare än bara namnet klargöra vem
som avses. Vid en föredragning lämnas alltid
fakta i form av siffervärden — vissa kan vara
mätta eller beräknade, andra uppskattade.
Andra data åter kan utgöra uppskattningar
baserade på vissa antaganden. Allt sådant
material bör åtföljas av en redogörelse för hur
säkra eller osäkra sådana fakta är.
Beslut inom ett företag har ofta en ekonomisk
bakgrund eller räckvidd. Om föredragningen
skall mynna ut i ett beslut med ekonomiska
följder måste föredragningen ta med dessa. På
utgiftssidan skall alltid anges vilka kostnader
en föreslagen åtgärd medför. Intäktssidan skall
också redovisas. Beroende på företagens praxis
kan redan föredragningen redovisa en
lönsamhetskalkyl för t.ex. en investering; i andra fall
kan kalkylen utföras senare och baseras på
föredragningens tekniska underlag.
Lika viktiga om inte viktigare är att de
personella följderna av ett beslut redovisas redan
på föredragningsstadiet. Det behöver därvid
1252 TEKNISK TIDSKRIFT 19<50 H. 43
inte röra sig om direkta omorganisationsfrågor
utan t.ex. arbetsledarebehovet i samband med
en maskinanskaffning eller upptagandet av en
ny produkt på tillverkningsprogrammet. Alla
chefer är intresserade att få veta hur andra
företag i branschen handlar i liknande
situationer; en föredragning som redovisar hur
närmaste konkurrenten gjort eller tänker göra
har därför ett stort värde. Hur dessa eventuella
upplysningar erhållits måste anges.
Uppträdande
Föredragningen är i sig själv en redovisning
av olika medarbetares uppfattning i en
sakfråga — konstruktörens, verkstadschefens,
personalkonsultens, arbetsledarens etc. och alla
dessa har rätt att få sina synpunkter beaktade
innan det slutgiltiga beslutet fattas. Det läggs
därför stor vikt vid att den föredragande intar
en objektiv attityd och även för fram andras
uppfattningar.
Den föredragande skall försöka tänka sig in i
chefens situation för att på så sätt få
anvisningar om sin egen framställning och vad som
krävs av den. Möjligheten till
stämningsundersökning skall utnyttjas och framställningssätt
och tidpunkt väljas därefter. Den fråga som
den föredragande anser vara mest känslig bör
placeras in i raden av frågor på ett sådant sätt
att chefens humör då är på toppunkten. Ibland
är det visligt att helt avstå från att ta upp en
fråga. Denna möjlighet bör framförallt
utnyttjas då initiativet i en fråga kommer från den
föredragande och det gäller att sälja en idé till
chefen.
Förslag till beslut
Föredragningen skall alltid mynna ut i ett
förslag till beslut, som alltid bör vara den
föredragandes önskan, naturligtvis med hänsyn
taget till vad andra medarbetare och
befattningshavare anfört.
Beslutsförslaget medför alltid vissa
konsekvenser om det accepteras av chefen som det
slutgiltiga beslutet. Dessa följder bör redovisas så
långt de kan överblickas.
Beslutsförslag kan vara alternativa för att ge
chefen möjlighet att välja men det är även då
viktigt att den föredragande själv väljer mellan
alternativen för att till slut föreslå ett av dem.
Naturligtvis skall följderna av de möjliga
alternativsbesluten redovisas.
Ännu en övervägning bör göras av den
föredragande och föreläggas chefen. Hur står
beslutsförslaget i relation till företagets allmänna
politik i detta sammanhang? Det är ofta chefen
som får analysera företagspolitikens inverkan
på beslutet och den föredragande får nöja sig
med att ha väckt frågan.
Parallellt med beslutsförslaget bör också
anges vilka medarbetare som skall informeras i
anledning av föredragningen. Ofta är det
lämpligt att andra medarbetare är närvarande under
föredragningen, dels för att kunna komplettera
framställningen, dels för att samtidigt bli
informerade.
<< prev. page << föreg. sida << >> nästa sida >> next page >>
